Kadry i Płace 
23 maja 2024
Co powinna zawierać lista płac?
Lista płac jest dokumentem, który jest potwierdzeniem wypłaty i wypłacenia wynagrodzenia zasadniczego pracownikowi za wykonane obowiązki. Oprócz samej wypłaty znajdują się w niej informacje dotyczące finansowania składek, składek ubezpieczeniowych i wszelkich innych składek płaconych zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika. Listę sporządza się osobom, które zatrudnione są na podstawie umowy o pracę. Jak powinna wyglądać lista? Jakie składniki zawierać powinna lista płac? Jakie dane zawiera lista płac i kiedy należy ją przygotowywać?
SPIS TREŚCI
- Czym jest lista płac?
- Lista płac a potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia dla pracownika
- W jakim terminie sporządzić listę płac?
- Co powinna zawierać lista płac?
- Na jakiej podstawie tworzona jest lista płac?
- Wzór listy płac
- Elektroniczna lista płac – zalety
- Jak długo trzeba przechowywać listę płac?
Czym jest lista płac?
Lista płac jest dokumentem księgowym przedstawiającym wynagrodzenie zasadnicze osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Lista pozwala na księgowanie wynagrodzeń, które otrzymują zatrudnione osoby. Księgowanie listy płac pozwala na załatwienie wszelkich formalności i nadzorowanie podatków lub składek odprowadzanych do ZUS.
Krótko mówiąc: lista służy, by udokumentować to, że pracownik na umowie o pracę otrzymuje wynagrodzenie za wykonaną pracę w konkretnym okresie rozliczeniowym.
Dzięki liście płac osoba zatrudniona wie:
- ile wynoszą składki społeczne na ubezpieczenia społeczne (składki ubezpieczeniowe)
- jaka jest podstawa wymiaru składek
- ile wynosi zaliczka na podatek dochodowy
- jaka jest kwota wynagrodzenia brutto
- jaka jest kwota wynagrodzenie zasadniczego netto.
Chcesz mieć najważniejsze terminy kadrowo-płacowe zawsze pod ręką ? Pobierz nasz planner na 2024r.
Stworzenie listy płac pozwala przygotować obowiązkową dokumentację dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), do której należą deklaracje deklaracje ZUS DRA, raporty ZUS RCA, ZUS RSA) i Urzędu Skarbowego np. deklarację PIT-4R
Zobacz: Zwolnienie lekarskie na umowie zlecenia
Formy listy płac:
- indywidualna listę płac (oddzielna dla każdego pracownika)
- zbiorcza lista płac (wieloosobowa).
System listy płac obejmuje również wynagrodzenia osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych. Generowanie list płac nie wymaga w takim przypadku wystawienia rachunku do umowy zlecenia, oraz rachunku do umowy o dzieło.
Lista płac a potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia dla pracownika
Lista płac potwierdza, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika zostało naliczone. W żaden sposób nie ma tu potwierdzenia wypłaty, ponieważ:
- pracownik otrzymujący wynagrodzenie zasadnicze w gotówce jest zobowiązany pokwitować odbiór pieniędzy podpisem na liście płac lub w dowodzie wypłaty KW
- pracodawca, którego obowiązkiem jest rozliczenie wynagrodzeń pracowników powinien udowodnić wypłatę wynagrodzenia pracownika; jeśli jest to wynagrodzenie bezgotówkowe powinien przedstawić potwierdzenie przelewu (wygenerowane przez system bankowy w razie zaistnienia takiej potrzeby).
Czy wiesz po co jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych? Sprawdź!
Czy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia listy płac?
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy prowadzenie listy płac należy do decyzji przedsiębiorcy. To on decyduje, czy w jego firmie będzie funkcjonował ten system. Przed podjęciem decyzji warto zwrócić uwagę na możliwość skorzystania z elektronicznej listy płac, co zdecydowanie ułatwia wszystkie formalności.
W jakim terminie sporządzić listę płac?
Kiedy należy sporządzić listę? Jakie informacje należy w niej zawrzeć? Przepisy prawne nie precyzują zasad generowania listy płac. Jednak lista płac musi zawierać szczegółowe informacje o wynagrodzeniu zatrudnianych osób i danych składnikach. To na jej podstawie jest naliczanie wynagrodzenie pracownika, co jednocześnie wpływa na częstotliwość oraz terminy jej przygotowania. Jedno jest pewne – lista płac sporządzana i opracowywana powinna być zawsze przed wypłatą wynagrodzeń.
Art. 85 § 1 k.p. jasno mówi, że wynagrodzenie zasadnicze za wykonaną pracę wypłaca się pracownikom co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym odgórnie terminie. Naliczenie wynagrodzeń powinno nastąpić z dołu. Pracodawca wypłaca pensję niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, ale nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Co powinna zawierać uniwersalna lista płac?
Elementy listy
Jakie składniki powinna mieć lista? Przepisy prawa nie określają jednego wzoru listy płac. Pracodawca może dodać do niej różne składki, które jego zdaniem powinny znaleźć się w takim dokumencie. Przykładowo indywidualna lista płac powinna zawierać takie informacje jak:
- nazwę pracodawcy,
- okres, którego dotyczy,
- datę wypłaty wynagrodzenia – zgodnie z tą datą rozliczane są składki ZUS oraz podatek,
- numer lub nazwę listy płac,
- podpisy osób sporządzających listę płac,
- wszystkie składniki wynagrodzeń – naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń.
Lista płac to dokument, w którym wyróżnia się wszystkie możliwe wynagrodzenia wszystkich pracowników. Pracodawca może wymagać od osób zatrudnionych podpisu np. na indywidualnym pasku płac.
Na jakiej podstawie tworzona jest lista płac?
Lista płac sporządzana jest na podstawie:
- aktualnej umowy o pracę
- ewidencji czasu pracy
- listy obecności
- informacji o ewentualnych dodatkach i premiach
- oświadczenia PIT-2
- informacji na temat tego, jakie są koszty uzyskania przychodów (KUP)
- świadectwa pracy od poprzednich pracodawców.
Powierz płace specjalistom!
Zawartość listy płac wszystkich pracowników
Przepisy prawa nie narzucają pracodawcy wzoru listy płac. Dlatego też poniżej przedstawiamy wszystkie jej podstawowe elementy, bez których nie da się obliczyć wynagrodzenia pracowników.
- Informacja, czy przychody są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
- Wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia, np.:
- wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny,
- wynagrodzenie za pracę w nocy
- dodatek funkcyjny i stażowy,
- premia regulaminowa i premia uznaniowa,
- prowizja ze sprzedaży, nagrody
- Świadczenia za okres niezdolności do pracy (np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy).
- Wynagrodzenie za okres innych nieobecności (np. za urlop wypoczynkowy)
- Zasiłki (np. zasiłek macierzyński).
- Odprawa i ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
- Podstawa zaliczki na podatek dochodowy.
- Kwota wolna od podatku.
- Składki ZUS na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
- Zaliczka na podatek dochodowy.
- Koszty uzyskania przychodu pracownika ze względu na miejsce zamieszkania.
- Wpłaty do PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych) finansowane przez pracodawcę i pracownika.
- Potrącenia przymusowe (na podstawie art. 87 k.p., np. świadczenia alimentacyjne, kary pieniężne) i dobrowolne (na podstawie art. 91 k.p., np. z tytułu karty sportowej, pakietu medycznego).
- Łączny dochód od początku roku (wskazuje, czy pracownik przekroczył I próg podatkowy, czy nie)
- Kwota do wypłaty.
Chcesz mieć najważniejsze terminy kadrowo-płacowe zawsze pod ręką ? Pobierz nasz planner na 2024r.
Ponadto listy płac zawierają pola na:
- dane pracodawcy,
- imię i nazwisko pracownika,
- okres, za który zostało naliczone wynagrodzenie,
- numer dokumentu,
- datę sporządzenia i podpis osoby, która przygotowała dokument,
- datę zatwierdzenia i podpis osoby, która potwierdziła kwotę do wypłaty,
- datę wypłaty wynagrodzenia i podpis osoby wypłacającej,
- datę i podpis pracownika (jak wspomnieliśmy – trzeba o tym pamiętać, wypłacając wynagrodzenie w gotówce!).
Wzór listy płac
Lista płac wzór
Elektroniczna lista płac – zalety
Jakie są zalety elektronicznej listy płac? Prawidłowo sporządzona lista stanowi duże ułatwienie dla pracowników. Na rynku można kupić również specjalne programy, które zaprojektowano głównie dla osób zajmujących się sporządzaniem i generowaniem listy płac. Jedną z największych zalet elektronicznej listy jest funkcja automatycznego wyliczenia składek ubezpieczeniowych: emertytalnych, rentowych, zdrowotnych, czy na ubezpieczenie chorobowe. Dzięki temu, nie trzeba przeliczać wszystkiego od początku z powodu pojedynczych dni urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Program automatycznie poprawia kwoty zobowiązań. Dodatkowo, informuje on również, gdy wynagrodzenie danego pracownika jest zwolnione z pewnych składek (szczególnie tych na Fundusz Pracy lub Gwarantowane Świadczenia Pracownicze).
Jak długo trzeba przechowywać listę płac?
Zgodnie z art. art. 94 pkt 9b k.p. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego (w jakim umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła). Zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki (którymi są listy płac) należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, podatkowych i rentowych, ale nie krócej niż przez 5 lat.
Czy lista płac jest obowiązkowa?
Nie. Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania listy płac. Warto pamiętać, że jest to jednak duże uproszczenie w przypadku rozliczenia między pracodawcą/pracownikiem a organami publicznymi.
Kiedy się sporządza listę płac?
Listę płac sporządza się podczas naliczania wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę zanim wynagrodzenia zostaną wypłacone. Listę płac należy sporządzić co miesiąc.
Kto sporządza listę płac?
Sporządzenie listy płac jest obowiązkiem pracodawcy. Najczęściej lista płac sporządzana jest przez pracownika kadrowego po stronie pracodawcy.
Czy pracownik musi podpisać listę płac?
Nie. Pracownik nie ma żadnego obowiązku podpisywania listy płac. Odpowiedzialność za listę płac spoczywa na pracodawcy, dlatego że jest to podstawa do naliczenia wynagrodzenia pracownikom.
Czy lista płac to dokument księgowy?
Tak, lista płac to nieobowiązkowy dokument księgowy i może stanowić podstawę do księgowania wynagrodzeń pracowniczych.
Jak udostępnić pracownikowi listę płac?
Pracodawca nie jest zobowiązany do przekazywania pracownikom szczegółowych informacji dotyczących ich zarobków, ale pracownicy mają prawo do przejrzenia dokumentacji, która posłużyła za podstawę do obliczenia wypłaty. Wskazane jest, aby pracodawca regularnie udostępniał pracownikom informacje dotyczące ich wynagrodzeń w postaci tzw. pasków płacowych.
