Zaktualizowano dnia 3 lutego 2023

Koszty w firmie na koniec roku

Co to są koszty firmowe?

Koszty firmy to wydatek, którego celem jest uzyskanie przychodów z działalności gospodarczej. Właściciel firmy,  jest zobowiązany udowodnić przed urzędem skarbowym, że wydatki związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ważne jest, aby wszelkie wydatki były starannie monitorowane i uporządkowane.

SPIS TREŚCI

koszty w firmie

Dokumentem, który dokładnie precyzuje kwestię kosztów działalności gospodarczej jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zawarty jest w niej spis wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Dlatego, zanim wydatek zostanie ujęty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów należy dokładnie sprawdzić listę.


Jak udokumentować koszty w firmie?

Aby wydatek, można wrzucić w koszty w firmie, należy pamiętać przy podczas zakupu uzyskać odpowiedzi dokument potwierdzający transakcję sprzedaży. Takim dokumentem jest:

  • faktura
  • rachunki
  • bilety 
  • dowody zapłaty za przyjazd autostradą
  • dowody poniesienia opłat pocztowych
  • umowy i rachunki do umów.

Jakie są najczęstsze koszty uzyskania przychodów?

W ustawie można odnaleźć wiele wydatków, które traktuje się jako koszty uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie. Do najpopularniejszych zaliczamy:

  • zakup paliwa na przejazdy firmowe
  • zakup materiałów biurowych
  • zakup towarów handlowych
  • zakup materiałów niezbędnych do produkcji konkretnych produktów
  • opłaty bankowe za prowadzenie firmowego rachunku w banku.

Warto wiedzieć, że niektórzy przedsiębiorcy, do kosztów działalności wliczają również wypłatę wynagrodzeń dla zatrudnionych przez siebie pracowników. Koszty te mogą w pewnym stopniu odciążyć właściciela, zwiększyć przychód i moce przerobowe działalności. I oczywiście – zmniejszyć podatek dochodowy. 

Niektóre przypadki (takie jak diety służbowe, czy kursy) wymagają od przedsiębiorcy udokumentowania danego kosztu. Potrzebny jest do tego dowód wewnętrzny, sporządzany przez biuro rachunkowe.


Czy warto generować koszty na koniec roku?

Grudzień jest miesiącem pracowitym dla firm, pod kątem ich działalności. W tym czasie należy uporządkować wszystkie zaległe sprawy. Jako, że koniec roku dobiega końca należy zadbać, by nic nie zostało na później. Szczególnie jeśli chodzi o sprawy urzędowe. Czas ten przeznacza się również nad rozplanowaniem priorytetów na kolejny rok. Należy wtedy podjąć ważne decyzje dla przyszłości firmy. 

Jeśli przedsiębiorca ponosi wysokie koszty uzyskania przychodu w miesiącu, to wtedy zapłaci niższy podatek dochodowy. Dlatego im bliżej końca roku, tym więcej przedsiębiorców wrzuca w koszty praktycznie wszystko. Należy pamiętać, że nie zawsze jest to dla niego opłacalne.

Jeśli w firmie występują koszty, które nie będą miały znaczenia dla roku podatkowego, lepiej je przesunąć na następny rok. Należy uważnie przeanalizować finanse i określić, czy generowanie kosztów na koniec roku jest opłacalne. Warto poświęcić czas, aby dokładnie sprawdzić sytuację finansową. Należy również dokładnie zastanowić się, czy wrzucenie dodatkowych wydatków do tego roku faktycznie pomoże obniżyć podatek dochodowy. Jeśli tak, można zrobić to bezpiecznie i legalnie.

Podsumowując, wysokie koszty dla firm oznaczają dla przedsiębiorcy niższy podatek. Dlatego większość przedsiębiorców wszystkie wydatki traktuje jako koszty. Również te prywatne. Pamiętajmy, że urząd skarbowy ma prawo sprawdzić celowość wydatków.


Jak zapłacić niższy podatek na koniec roku?

Wrzucanie w koszty działalności gospodarczej obecnie jest jedną z najpopularniejszych metod, by obniżyć podatek. Polega to, na obniżeniu podstawy opodatkowania przez odejmowanie od przychodu kosztów firmowych. Koszty w firmie zazwyczaj nie mają zamkniętego katalogu. Znaczy to, że dla każdego przedsiębiorcy są inne. Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. 

Główną zasadą, jaką przedsiębiorca powinien kierować się przy decydowaniu kosztów jest oszacowanie, jaki będzie ona miała wpływ na zwiększenie przychodu w firmie. Koszty firmowe, powinny mieć pozytywny wpływ na firmę i jej rozwój. Powinna mieć również wpływ na zwiększenie przychodów działalności gospodarczej.


Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej i jej rozliczanie, otwiera przed właścicielem firmy, możliwość rozliczenia kosztów uzyskania przychodów. Generowanie kosztów, to tak zwane zmniejszenie przychodu o koszty, czego efektem jest dochód. Przedsiębiorca, generując koszty w firmie, powinien tak je wybierać, by nie tylko obniżyły wysokość podatku, ale również przyczyniły się do rozwoju firmy. 

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej stanowi finansową wolność oraz swobodę w zarządzaniu własnym biznesem. Jednak własna firma to również ponoszenie kosztów. Wszystko, co kupujemy do naszego przedsiębiorstwa, powinno w dużym stopniu posłużyć nam do pracy zawodowej i uzyskania przychodów. 

Należy pamiętać, by rozsądnie podchodzić do spraw związanych z wydatkami. Warto także mieć rachunki i dokumenty stanowiące dowód zakupu. Podstawą jest jak najbardziej faktura VAT. By była ona ważna, nie powinno na niej zabraknąć podstawowych danych o firmie, takich jak nazwa, adres i przede wszystkim NIP.


Co można wrzucić w koszty firmy ?

Celowość wydatków jest sprawdzana przez urząd skarbowy. Do niego tak naprawdę należy ostateczna interpretacja, czy poniesiony wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych. Jednakże, można wyodrębnić grupę kosztów, które zazwyczaj będą bezpieczne dla większości firm, w tym dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Poniżej wymieniamy kilka przykładów wydatków, które można zaliczyć do kosztów firmy:

  • koszt najmu lokalu (biura, magazyny, hale produkcyjne)
  • samochód służbowy
  • zakup sprzętu
  • koszty oprogramowania
  • koszty usług księgowych
  • rachunek za telefon i internet
  • meble i wyposażenie
  • koszty podróży służbowych
  • szkolenia i kursy
  • rachunki za media
  • odzież robocza
  • okulary korekcyjne
  • ubezpieczenia majątkowe koszty reklamy o promocji.

Warto wiedzieć, że nie każde koszty w firmie, jaki poniesiemy może zmniejszyć roczny podatek. Największym błędem, jaki przedsiębiorca może popełnić, jest zatowarowanie firmy na koniec roku. Zgodnie z przepisami ustawy, takie zakupy jak najbardziej obniżą podstawę opodatkowania. Jednak wszystkie towary i materiały, które będą zakupione, a nie sprzedane, powinny zostać dokładnie wykazane w zeznaniu rocznym przez podatnika. 

Może zdarzyć się też sytuacja, że zakup środków trwałych nie obniży podatku. Co do zasady, środki te są amortyzowane, czyli powinny podstawę opodatkowania obniżyć w czasie. Jednak warto pamiętać, że przepisy pozwalają tylko na jednorazową amortyzację. 

Zanim zdecydujemy się na obniżenie podatku za dany rok, warto jest to dokładnie przeanalizować. Mianowicie należy przemyśleć, czy zakupy te są naprawdę potrzebne, czy najważniejsza jest będzie tylko korzyść obniżenia podatku. Takich decyzji nie powinno się podejmować szybko. Szczególnie w obecnej sytuacji warto jest bardzo rozsądnie podchodzić do wydatkowania naszych wolnych środków w firmie, jednocześnie tworząc koszty w firmie.