PIT-11 – czym jest i jak go rozliczyć?

PIT-11 to informacja o przychodach, dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku. Jakie informacje zawiera PIT-11, kiedy należy go złożyć i jakie konsekwencje grożą za jego brak? Tego wszystkiego dowiesz się w naszym artykule.

PIT-11 – co to za druk?

PIT-11 jest jednym z PIT-ów. Informuje nas o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Także wysokość potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. 

PIT 11 zawiera dane nie tylko z umowy o pracę. Za źródła te uznaje się również:

• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym,
• świadczenia wypłacane z Funduszu Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• działalność wykonywaną osobiście lub społecznie
• prawa autorskie,
• umowy o dzieło, umowy zlecenie
• należności wynikających z umowy aktywizacyjnej. 

PIT-11 to informacja o dochodach i pobranych zaliczkach. Zawiera dane o kosztach uzyskania przychodu i pobranych składkach ZUS i zdrowotnych.  W dokumencie PIT 11 wykazywane są z reguły dochody opodatkowane według skali podatkowej (17% lub 32%). Od tych dochodów płatnik ma obowiązek potrącić i odprowadzić zaliczki na podatek oraz składki.

Wszystkie dane z PIT 11 należy wykorzystać przy sporządzaniu zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-37. Jeśli otrzymaliśmy kilka dokumentów PIT 11, dane ze wszystkich tych deklaracji są potrzebne do zeznania rocznego. 

Przeczytaj tez: Rozliczenie PIT 2023

Kiedy pracodawca wystawia PIT-11? 

Pracownicy bardzo często zastanawiają się i szukają informacji do kiedy pracodawca musi dostarczyć formularz PIT-11. Pracodawca ma na to dwa terminy. W zależności do kogo muszą dostarczyć PIT:

• dla pracownika – do końca lutego
• dla Urzędu Skarbowego – do końca stycznia 

Forma przekazania PIT-11 jest dobrowolna. Pracodawca może przekazać dokument pracownikowi:

• osobiście
• listownie
• elektronicznie. 

Wysyłka formularzu może odbyć się drogą elektroniczną. Jeśli płatnik zdecyduje się na taki krok, musi pamiętać, by były one:

• podpisane kwalifikowanym podpisem (e-podpisem),
• jeżeli płatnik jest osobą fizyczną – podpisane danymi uwierzytelniającymi.

Do 28 lutego 2023 roku druki od pracodawcy przekazać należy podatnikom. Może to zrobić także wcześniej. W tym przypadku wszystko zależy od naszego pracodawcy.

PIT 11 powinien być wydany w 3 egemplarzach:

• pierwszy egzemplarz – dla Urzędu Skarbowego właściwego dla pracownika
• drugi egzemplarz – dla podatnika (pracownika firmy)
• trzeci egzemplarz – zostaje w archiwum w organizacji.

Za niewydanie PIT-11 do końca lutego organizacji grozi kara grzywny. 

Kto nie składa PIT-11?

Zgodnie z przepisami prawa, nie każdy pracownik zatrudniony w organizacji powinien otrzymać PIT11 od swojego pracodawcy. Takimi wyjątkami są osoby zatrudnione na umowie cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło), których należności nie są wyższe niż 200 zł. Za takich pracowników odprowadza się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12% przychodu (tzw. PIT-8A). Z tytułu zatrudniania pracowników na warunkach wyżej wskazanych pracodawca nie ma obowiązku sporządzania deklaracji PIT-11.

Co zrobić z PIT-11?

Każdy pracodawca, czy zleceniodawca jest zobowiązany przekazać płatnikom oraz Urzędom Skarbowym informację o wysokości osiągniętego przez nich rocznego dochodu.
Niezbędnym dokumentem do wykazania takich danych jest druk PIT 11.

Na podstawie otrzymanego dokumentu PIT-11 powinniśmy wypełnić nasze roczne zeznanie PIT-37 lub PIT-36. Przychody, koszty ich uzyskania, dochody, zaliczki i składki z PIT-11 należy uzupełnić do właściwych rubryk w PIT-36 lub PIT-37. 

PIT-11 to formularz, którego NIE wysyłamy do Urzędu Skarbowego. Informacje w nim są zawarte do wykazania przy rozliczeniu PIT-36 lub PIT-37. Te PIT-y wysyłamy do urzędu. PIT roczny oraz PIT11 powinniśmy przechowywać przynajmniej 5 lat.

Brak podatku PIT od pracodawcy – co zrobić?

Zdarzają się sytuacje, że pracownik nie otrzyma druku w określonym terminie. Co w takiej sytuacji powinien zrobić? Jeśli nie otrzymaliśmy informacji od naszego pracodawcy, warto się z nim skontaktować i ustalić, czy PIT-11 został przez niego wysłany. Jeśli tego nie zrobił, podatnik jest zobowiązany dokonać obliczeń we własnym zakresie i wypełnić swoje zeznanie podatkowe. 

Należy pamiętać, że nie można zrezygnować z rozliczenia podatku. Brak deklaracji PIT 11 nie jest do tego wskazaniem.  Wtedy, należy liczyć się z odpowiedzialnością za brak zapłaty podatku oraz niezłożenie deklaracji podatkowej. 

Błędy popełniane w deklaracji PIT-11

Wykazane na PIT-11 zaliczki powinny pokrywać się ze stanem faktycznym, jaki miał miejsce w danym roku podatkowym. Może się jednak zdarzyć, że pracodawca popełni błędy zarówno przy obliczaniu zaliczek, jak i ich pobieraniu na podatek dochodowy, a tym samym błędnie sporządzi PIT-11 dla pracownika. Co w takiej sytuacji?

Brak podpisu w PIT-11

Ważnym elementem w każdej deklaracji jest podpisu. Jego brak powoduje, że cała deklaracja jest nieprawidłowa. Uznaje się ją za nie złożoną. Jeśli urząd odnotuje brak podpisu w dokumencie, wzywa płatnika do jego uzupełnienia.

Podwyższone koszty

Jeśli pracujemy w firmie spoza miejscowości, w której zamieszkujemy, powinno być to odnotowane w deklaracji. Bardzo często pracodawcy zapominają o tym, przyporządkowując wówczas standardowe koszty podstawowe, a nie podwyższone.

Dane płatnika w PIT-11

Pomyłki nierzadko występują również w danych pracownika. Należy pamiętać, by dokładnie sprawdzić identyfikator podatkowy z imieniem i nazwiskiem pracownika.

Wypłacone należności na przełomie roku 

Warto pamiętać, że przychodem pracownika uwzględniony za dany rok będą środki postawione do dyspozycji w tym danym roku. Jeżeli więc za grudzień pracownik otrzymał wypłatę wynagrodzenia 10 stycznia, to wypłata ta będzie już wykazana na PIT-11 za kolejny rok. 

Niewłaściwy Urząd Skarbowy 

Są sytuacje, kiedy rozliczenie deklaracji PIT trafia do niewłaściwego urzędu. Może to wynikać z błędnego adresu zamieszkania. Jeśli zmieniamy adres zamieszkania, pracodawca powinien dostać od nas informację o jego zmianie. Ponadto jest on zobowiązany, poinformować o tym właściwy urząd i poprosić o przesłanie deklaracji do odpowiedniej instytucji. 

W przypadku, gdy przez pomyłkę pracodawca wyśle PIT-11 do niewłaściwego urzędu, ale jest w nim zawarty prawidłowy adres zamieszkania pracownika, urząd skarbowy do którego trafiła dana deklaracja przekaże ją do właściwej jednostki bez udziału pracodawcy czy pracownika.

Czytaj: Czym jest PIT2 i co daje pracownikowi?

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.kadr i płac

Zadaj pytanie