Zaktualizowano dnia 2 sierpnia 2022

Zamknięcie działalności gospodarczej

Na podstawie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej likwidacja firmy to trwałe zaprzestanie prowadzenia działalności. Polega to na zaprzestaniu działalności zarobkowej, jaka była wykonywana w sposób ciągły i zorganizowany. 

Zamknięcie działalności gospodarczej jest spowodowane wieloma czynnikami. Przyczynić się do tego może niekorzystna sytuacja na rynku, zła sytuacja finansowa firmy, czy brak popytu na towary lub usługi. Decydując się na zamknięcie działalności gospodarczej, nie można zatrudniać pracowników. Wszystkie zobowiązania firmy powinny zostać sprawnie uregulowane. Zanim podejmie się decyzję o zamknięciu, należy przeanalizować rozwiązania, które być może pozwolą uporać się z pojawiającymi się kłopotami. Niezależnie od tego, z jakiego powodu chcemy zlikwidować firmę, to istnieją pewne formalności, których należy dopełnić, aby ją prawidłowo zamknąć.

Przedsiębiorca, który zdecydował się na zamknięcie działalności gospodarczej powinien sporządzić wykaz wszystkich składników majątku oraz swoją księgę przychodów i rozchodów. Poniżej znajdziemy informację oraz procedury, co należy spełnić aby dokonać zamknięcia działalności.

Zamknięcie działalności gospodarczej - likwidacja firmy

Zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku (wyrejestrowanie firmy z ZUS, złożenie wniosku do CEIDG)

Zamknięcie działalności wiąże się ze spełnieniem pewnych formalności. Można to zrobić samodzielnie lub korzystając z pomocy biura rachunkowego. Poniższa procedura opisuje, jak zamknąć działalność gospodarczą krok po kroku:

  • Wypowiedzenie umów zatrudnionym pracownikom.
  • Złożenie wniosku do CEIDG
  • Wyrejestrowanie działalności z ZUS
  • Remanent działalności
  • Remanent działalności
  • Wyrejestrowanie firmy z listy płatników VAT
  • Likwidacja kasy fiskalnej

Wypowiedzenie umów zatrudnionym pracownikom

Zamknięcie działalności może zostać zgłoszone dopiero po zwolnieniu wszystkich pracowników. Jest to ważne chociażby z powodu okresu wypowiedzenia. Zwłaszcza jeśli mamy w przedsiębiorstwie osoby zatrudnione z długim stażem pracy. Należy pamiętać, że ich okres wypowiedzenia to 3 miesiące. Pracodawca ma także możliwość rozwiązania umów z zatrudnionymi na podstawie porozumienia stron. Należy pamiętać, że likwidacja jednoosobowej firmy pozwala skrócić okres wypowiedzenia z 3 do 1 miesiąca. W takim przypadku osoba zatrudniona ma prawo do odszkodowania. 

Przy zamknięciu działalności należy pamiętać, aby:

  • wystawić świadectwa pracy swoim pracownikom
  • wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop
  • wyrejestrować pracowników z ZUS
  • wypłacić zatrudnionym osobom odprawy
  • przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia podstaw wymiaru emerytury lub renty

Złożenie wniosku do CEIDG

Jednym z najważniejszych kroków w związku z zamknięciem działalności gospodarczej jest zgłoszenie wniosku do CEIDG. Zgłaszając wniosek mamy wiele możliwości:

  • złożyć wniosek osobiście w Urzędzie Miasta (gminy)
  • wysłać wniosek online, który i tak należy potwierdzić osobiście 
  • wysłać wniosek listownie wraz z poświadczonym notarialnie podpisem
  • wysłać go elektronicznie, pod warunkiem, że przedsiębiorca posiada profil zaufany ePUAP lub podpis elektroniczny (biznes.gov.pl)

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się złożyć wniosek bezpośrednio w Urzędzie, wniosek można otrzymać i uzupełnić go na miejscu. Można też wypełnić wniosek w domu, wydrukować i przynieść do urzędu. 

Jeśli podczas wypełniania wniosku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej o zakończeniu działalności zdarzy się popełnić jakiś błąd nie trzeba panikować. Jeśli wniosek został złożony online – jego weryfikacja jest praktycznie natychmiastowa. Natomiast jeśli wniosek składany jest osobiście proces może potrwać trochę dłużej. W przypadku błędów konieczne jest naniesienie poprawek w ciągu 7 dni. W razie problemów z uzupełnianiem wniosku można zadzwonić na infolinię i uzupełnić brakujące dane wraz z konsultantem z Centrum Pomocy.

Termin wyrejestrowania z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób złożył wniosek. Ogólnie wykreślenie firmy powinno nastąpić najpóźniej w dniu roboczym od daty wpłynięcia wniosku. Data likwidacji działalności nie powinna być datą późniejszą niż złożenie wniosku. Co najważniejsze: samo złożeniu wniosku jest bezpłatne. 

Wyrejestrowanie działalności z ZUS

Jeśli przedsiębiorca złoży wniosek CEIDG do urzędu gminy, następnym krokiem jest wyrejestrowanie działalności z ZUS. Wtedy właściciel firmy zostaje automatycznie wyrejestrowany jako tzw. płatnik składek (ZUS ZWUA). Należy również pamiętać o wyrejestrowaniu siebie, rodziny (ZUS ZCNA) i wszystkich swoich pracowników (ZUS ZWUA). Wyrejestrowanie z ZUS powinno być  przeprowadzone w ciągu 7 dni od momentu wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń. 

Po prawidłowym złożeniu wniosku CEIDG-1 do urzędu gminy jesteś zmuszony do przeprowadzania wyrejestrowania z ZUS.

Remanent działalności

Przygotowanie remanentu likwidacyjnego jest obowiązkiem dla przedsiębiorcy, który decyduje się zamknąć firmę. Wynika to przepisów prawa. Jeśli podmiot zamykający działalność to czynny płatnik VAT ma on obowiązek sporządzić 3 następujące dokumenty:

  • spis z natury dla celów rozliczenia podatku dochodowego
  • spis natury dla celów VAT
  • wykaz składników majątku na dzień likwidacji.

Spis z natury powinien uwzględniać towary, jakie w dniu zamknięcia działalności możemy odnaleźć w firmie. Nie chodzi tu głównie o towary handlowe, lecz także o materiały niezbędne do produkcji, środki trwałe będące częścią wyposażenia firmy, czy wyroby gotowe. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy środki trwałe zostały zamortyzowane, czy nie. Przedsiębiorcę obowiązuje termin 7 dni od dnia zgłoszenia do Urzędu Skarbowego informacji o likwidacji firmy. 

Spis natury dla celów VAT powinien uwzględniać tylko i wyłącznie produkty (towary), przy zakupie których przedsiębiorca miał możliwość odliczyć podatek od towarów i usług. Wiąże się to z tym, że likwidując działalność należy podatek ten zwrócić. 

Dokonując spisu z natury należy w przypadku towarów i produktów należy stosować ich wartość rynkową lub koszty ich wytworzenia. W przypadku materiałów można uwzględnić cenę nabycia, pod warunkiem, że cena pozostaje dalej taka sama. 

Wyrejestrowanie firmy z listy płatników VAT

Zamknięcie działalności gospodarczej wiąże się z automatycznym wyrejestrowaniem działalności w Urzędzie Skarbowym. Płatnik VAT otrzymuje z urzędu informację o wyrejestrowaniu po kilku dniach od momentu złożenia wniosku. Aby uniknąć problemów ze skarbówką, należy pamiętać o jak najszybszym przekazaniu urzędowi informacji o likwidacji firmy. Najważniejsze, aby pamiętać o rozliczeniu wszystkich zaległych podatków i zamknąć całą księgowość. Decydując się na likwidację firmy bardzo ważny jest remanent likwidacyjny (o którym pisaliśmy wyżej). Mimo, że naszej działalności już nie ma  – możemy spotkać się z kontrolą podatkową. Dlatego należy pamiętać o przechowywaniu wszystkich dokumentów księgowych przez okres 5 lat od zakończenia działalności. 

Likwidacja kasy fiskalnej 

Likwidując działalność należy również pamiętać o obowiązku wyrejestrowania kasy fiskalnej. Nie musimy robić tego sami. Pomóc nam w tym może serwisant, który nam tą kasę fiskalną rejestrował. 

W ostatnim dniu korzystania z kasy fiskalnej należy wystawić takie raporty fiskalne jak:

  • raport dobowy
  • raport miesięczny

Po wystawieniu wszystkich potrzebnych raportów serwisant dokona zmiany trybu pracy naszej kasy fiskalnej i sporządzi protokół. Ostatnim etapem jest wyrejestrowanie kasy z ewidencji kasy. Takie wyrejestrowanie kasy jest bezpłatne i z reguły trwa od 1 do 2 miesięcy.


Jak zamknąć firmę przez internet?

Aktualnie najszybszą formą zgłoszenia likwidacji działalności jest zrobienie tego internetowo. Aby tego dokonać należy zalogować się na konto w CEIDG. Elektroniczne wysłanie wniosku o zamknięciu firmy (CEIDG-1) odbywa się poprzez autoryzację profilem zaufanym. Jeżeli przedsiębiorca go nie ma, należy zalogować się do swojego banku, bądź skorzystać z dowodu osobistego. Wypełnienie formularza wiąże się z uzupełnieniem wszystkich wolnych pól. Na etapie wysłania formularza online, przeprowadza się walidację. Jeśli niektóre pola są źle uzupełnione lub pozostały puste zostaną na wniosku zaznaczone, a wniosek nie zostanie wysłany. 

Ile trwa zamknięcie działalności gospodarczej?

Zamknięcie działalności gospodarczej nie zostało czasowo określone. Wszystko zależy od tego, jaka metoda zamknięcia została wybrana przez przedsiębiorcę. Oczywiście zamknięcie działalności gospodarczej drogą internetową jest najszybsze. Pozwala to w trybie natychmiastowym na likwidację działalności. 


Jak zamknąć firmę po śmierci właściciela?

Do niedawna nie było możliwości prowadzenia firmy po zmarłym przedsiębiorcy przez inne podmioty. Śmierć właściciela firmy oznaczała tak zwaną niemożność zachowania ciągłości działalności przedsiębiorstwa. Po wejściu ustawy o zarządzie sukcesyjnym sytuacja nieco się zmieniła. Przepisy prawa regulują zasady zarządzania firmą tymczasowo po śmierci właściciela. 

Najbezpieczniejszym sposobem na „zachowanie ciągłości” działalności firmy jest jej wcześniejsze zabezpieczenie. Najlepiej już za życia właściciela należy powołać zarząd sukcesyjny.  Zarząd ten ma na celu prowadzić wszystkie sprawy firmy, aż do momentu załatwienia spadkowych formalności. Należy pamiętać, że jeśli przedsiębiorca ogłosi upadłość – nie będzie można ustanowić zarządu sukcesyjnego. Jeśli zostanie wybrany zarządca sukcesyjny ciągłość działalności może być kontynuowany w formie „przedsiębiorstwa w spadku”. Obejmuje ona cały majątek firmy. Jednocześnie jest pozbawiony zdolności prawnej w oparciu o prawo cywilne. Wybrany zarządca zgłaszany jest do CEIDG przez notariusza nie później niż w następnym dniu roboczym. 

Podsumowując ustawa o zarządzie sukcesyjnym pozwoli wprowadzić formę przejściową w formie tak zwanego przedsiębiorstwa w spadku. Po śmierci właściciela firmy działalność trwa nadal. Po określonym czasie spadkobiercy mają prawo podjąć decyzję co dalej z działalnością. 


Jak zawiesić firmę?

Przepisy polskiego prawa pozwalają przedsiębiorcy zawiesić swoją działalność. Sposób postępowania jest stosunkowo prosty. Jednak aby to zrobić, należy spełnić kilka warunków. Zawieszenie działalności oznacza tymczasowe wstrzymanie jej prowadzenia. Jedną z najpopularniejszych przyczyn zawieszenia firmy jest utrata płynności finansowej. Inaczej mówiąc brak środków, by móc opłacić koszty stałe i podatki. W takiej sytuacji warto pomyśleć o zawieszeniu działalności. Zawieszenie firmy oznacza również wstrzymanie się z jej prowadzeniem na określony czas. W tym czasie firma nie może prowadzić żadnej działalności, a więc ani produkować, ani sprzedawać swoich towarów lub usług.

Jak zatem zawiesić firmę? Najpierw musimy podjąć decyzję o tymczasowym wstrzymaniu prowadzenia firmy i uzyskać na to stosowne zezwolenie od odpowiedniego urzędu. Następnie musimy poinformować wszystkich naszych kontrahentów oraz pracowników o zamiarze wstrzymania działalności firmy. Jeżeli mamy pracowników, musimy także podjąć decyzje o ich zatrudnieniu – czy będą oni pracować na etatach, czy też zostaną zwolnieni dobrowolnie.

Po tym, jak wszystkie sprawy związane ze wstrzymaniem działalności firmy będą już uporządkowane, możemy podjąć kroki formalne związane ze zawieszeniem działalności. Najpierw musimy udać się do urzędu skarbowego i tam złożyć deklarację CIT-8 oraz VAT-R. 

Na czas zawieszenia firmy następuje jej wyrejestrowanie z ZUS, czego skutkiem jest brak konieczności opłacania składek. Jednakże warto pamiętać, że:

  • po upływie 30 dni od zapłaty ostatniej składki na ubezpieczenie zdrowotne traci się prawo do świadczeń zdrowotnych 
  • okresu zawieszenia działalności nie liczy się  do lat pracy uprawniających do otrzymania emerytury.