Zaktualizowano dnia 30 czerwca 2022

Urlop okolicznościowy 

Każdy zatrudniony pracownik na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Przepisy prawa przewidują także inne formy urlopu. Jednym z najpopularniejszych jest urlop okolicznościowy. To płatne zwolnienie, jakie przysługuje pracownikowi w momencie zaistnienia szczególnej okoliczności (ślub, narodziny lub pogrzeb).

Prawo do tego urlopu nie jest uregulowane bezpośrednio kodeksem pracy. Zagadnienie wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy. 

urlop okolicznościowy

Wniosek o urlop okolicznościowy

Pracownik, który przez sytuację życiową jest zmuszony wziąć ten rodzaj urlopu, powinien złożyć odpowiedni wniosek. To od niego zależy jaki to będzie termin. Ustawodawca w tym przypadku zapewnia pracownikowi pewnego rodzaju ochronę. Należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu w takiej sytuacji.

Wniosek o urlop jest pisemnym podaniem pracownika o udzielenie mu urlopu z powodów osobistych lub rodzinnych. Dokument ten musi zawierać: datę, imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania pracownika, cel wykorzystania dnia wolnego oraz termin jego rozpoczęcia i zakończenia. Dodatkowo pracownik może podać inne informacje uznane przez niego za istotne dla sprawy. 

Pracownikowi przysługuje prawo do poinformowania swojego pracodawcy z wyprzedzeniem. Inaczej sytuacja kształtuje się w przypadku wydarzenia nagłego, którym jest śmierć osoby bliskiej. Wtedy należy poinformować swojego przełożonego w jak najszybszym czasie. Najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.


Urlop okolicznościowy – ile dni

Urlop okolicznościowy ma charakter dość specyficzny. Osoba zatrudniona nie ma obowiązku go wykorzystać. Tym bardziej nie musi skorzystać z wszystkich dni łącznie, jakie mu przysługują. Zazwyczaj urlop wykorzystuje się w szczególnie ważnych momentach życia, np. na ślub lub pogrzeb. Warto jednak wiedzieć, że urlop okolicznościowy przysługuje wtedy, gdy osoba zatrudniona ma udokumentowane powody do jego wykorzystania. W innym wypadku może ona liczyć jedynie na urlop wypoczynkowy. Na podstawie przepisów prawa osoba zatrudniona ma 2 dni takiego urlopu.

Mimo to, nie ma obowiązku wykorzystać go tylko i wyłącznie w stosunku do jednej sytuacji. Ma do niego prawo w dogodnych dla siebie terminach. Jedynym ograniczeniem jest tylko to, że dni wolne w tym przypadku muszą się wiązać bezpośrednio z zaistniałą sytuacją. Jeśli wystąpi zbyt długi odstęp czasowy między zdarzeniem uzasadniającym, a urlopem – pracodawca ma prawo do odmowy owego urlopu okolicznościowego. 


Urlop okolicznościowy – kiedy wykorzystać ?

Na podstawie § 15 rozporządzenia pracownikowi należy się 1 lub 2 dni wolnego. Urlop okolicznościowy wykorzystuje się w przypadku:

  • ślubu pracownika, urodzenia jego dziecka, zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy – w tej sytuacji należą się 2 dni 
  • ślubu dziecka pracownika lub zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – w tej sytuacji przysługuje 1 dzień wolnego

Urlop okolicznościowy, a śmierć członka rodziny

Decydując się na urlop należy pamiętać, że przysługuje on tylko i wyłącznie pracownikom wykonującym obowiązki w ramach stosunku pracy. Skorzystać z niego nie mogą pracownicy na umowach cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło), stażyści, czy praktykanci. W przypadku śmierci członka rodziny, pracownik jest zobowiązany przedstawić dokument potwierdzający uprawnienie do przyznania urlopu okolicznościowego.

Ze względu na obowiązujące RODO należy zachować szczególną ostrożność. Dane osobowe zawarte w poszczególnych dokumentach podlegają pod przepisy rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Przechowywanie kserokopii takiej dokumentacji traktuje się ze strony naszego pracodawcy jako nadużycie. W takim przypadku wystarczający jest np. numer aktu zgonu potwierdzony podpisem pracodawcy. Jeśli ukazanie dokumentu w momencie złożenia wniosku nie jest możliwe – pracownik może zrobić to w późniejszym terminie. Bądź w chwili, kiedy okoliczności na to pozwolą. 



W przypadku śmierci członka rodziny, pracownik jest uprawniony do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Aby ubiegać się o urlop, należy złożyć wniosek do przełożonego oraz dostarczyć dowód tożsamości ze zdjęciem i dokument potwierdzający uprawnienie do przyznania urlopu okolicznościowego (np. odpis aktu zgonu). Urlop okolicznościowy może być przyznany w wymiarze do 3 dni roboczych. W przypadku śmierci członka rodziny pierwszej linii (rodzic, dziecko) urlop przyznaje się w wymiarze do 5 dni roboczych. W przypadku śmierci członka rodziny drugiej linii (rodzeństwo, babcia, dziadek) urlop przyznaje się w wymiarze do 3 dni roboczych.


Urlop okolicznościowy, a wniosek

W sytuacji, planowania ślubu (nieważne, czy własnego, czy dziecka) wniosek o urlop można złożyć już wcześniej. Rzecz jasna, inaczej to wygląda w przypadku śmierci. Przyznawany jest on raczej wtedy, gdy ktoś z rodziny umiera. Nikt nie jest w stanie przewidzieć takich okoliczności. Pracownik powinien pamiętać, że biorąc wolne z powodu pojawiającego się wydarzenia we wniosku jest zobowiązany zawszeć uzasadnienie (śmierć bliskiej osoby, ślub, czy opieka).

Ważne jest, by zostało w nim zawarte z jakiego powodu decydujemy się wziąć urlop. Oczywiście pracownik ma prawo do niego. Jednakże uzasadnienie jest w tym przypadku bardzo istotne. Na jego podstawie pracodawca może nam udzielić wolnego bądź też go odmówić. W polskim prawie mamy kilka powodów, by móc ubiegać się o urlop. Jednakże najważniejsze jest złożenie w tym celu właściwego dokumentu. Jedno nazywają je podaniem o urlop okolicznościowy, natomiast inni uważają je za wniosek. W świetle prawa oba te pojęcia znaczą zupełnie to samo. 

Biorąc pod uwagę okoliczności zaleca się, by z dni wolnych z tytułu urlopu okolicznościowego skorzystać po zakończeniu danego zdarzenia. Jeśli zajdzie sytuacja, że podmiot zatrudniony złoży podanie wcześniej i skorzysta z przysługujących dni w całkowicie innej sytuacji niż powinien (jak np. przygotowanie do ceremonii) kryterium nie zostanie spełnione. Pracodawca uzna, że urlop okolicznościowy został przyznany niesłusznie. Wtedy może potrącić dodatkowe dni wolne z urlopu wypoczynkowego. Innym rozwiązaniem jest potraktować te dni jako urlop bezpłatny, co wiąże się z nie otrzymaniem wynagrodzenia. 


Urlop okolicznościowy, a wynagrodzenie

Wiele osób zanim zdecyduje się złożyć wniosek o urlop okolicznościowy ma pewne obawy odnośnie wynagrodzenia. Czy mogę zostać ukarana finansowo, jeśli zdecyduję się na ten urlop? Czy moja wypłata będzie mniejsza? W jaki sposób to wszystko działa? Kto płaci za urlop okolicznościowy, ZUS czy pracodawca? To pytania, które pojawiają się dość często w przypadku zajścia okoliczności w obliczu śmierci, ślubu czy opieki (w przypadku dziecka). 

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę mają prawo skorzystać z urlopu okolicznościowego, nie ponosząc przy tym żadnych konsekwencji. Wynagrodzenie pracownika nie ulega zmniejszeniu ani w jakikolwiek inny sposób narusza się jego prawa. Pamiętaj jednak, że aby móc skorzystać z tego typu urlopu, musisz posiadać odpowiednią liczbę dni wolnych. Wynagrodzenie pracownika nie ulega zmniejszeniu ani w jakikolwiek inny sposób narusza się jego prawa. 


Urlop wypoczynkowy, a urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy nie jest zaliczany do dni urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni roboczych. Dni wolne od pracy można wykorzystać więc nawet w sytuacji, gdy wykorzystany został w całości urlop wypoczynkowy. Jeśli pracownik, mimo posiadania prawa do urlopu okolicznościowego, z pewnych powodów z niego nie skorzystał, nie może liczyć na otrzymanie ekwiwalentu pieniężnego w zamian.


Czy niewykorzystany urlop okolicznościowy przepada?

Niewykorzystany urlop przepada. Nie przechodzi na następny rok, jak to jest w przypadku urlopu wypoczynkowego. Jeśli minął długi czas od pojawienia się trudnej sytuacji życiowej pracownika, nie ma możliwości zażądać od pracodawcy udzielenia takiego urlopu.

Urlop okolicznościowy nie dotyczy zwolnień od pracy w przypadku:

  • wezwania sądowego (urlop bezpłatny) 
  • wezwania na policję w charakterze świadka (urlop bezpłatny, max. 6 dni w roku kalendarzowym)
  • oddawania krwi (tu przysługuje dodatkowy płatny dzień wolny)