Kadry i Płace 
29 stycznia 2024
Świadectwo pracy 2023- nowy wzór
Świadectwo pracy to dokument, który otrzymuje pracownik w momencie rozwiązania stosunku pracy. Od 2019 r. zgodnie z przepisami prawa powinno to nastąpić w ostatnim dniu trwania umowy. Obowiązek ten dotyczy każdej umowy o pracę. Odnosi się zarówno do umowy zawartej na czas nieokreślony, na czas określony, czy na okres próbny. Ma charakter bezwzględny. 23 maja 2023 r. pracodawca może skorzystać z nowego wzoru świadectwa pracy, co wynika z nowelizacji kodeksy pracy z 26 kwietnia 2023 r. W naszym artykule dowiesz się, co to jest świadectwo pracy, jak je przygotować. Co w przypadku, jeśli otrzymamy błędne świadectwo pracy? Do czego potrzebne jest oraz jak zmienił się wzór świadectwa w 2023? Jakie nowe informacje będzie musiał podać pracodawca w świadectwie pracy?
Świadectwo pracy – co to jest?
Stosunek pracy zawarty pomiędzy pracownikiem a pracodawcą jest uregulowany w Kodeksie Pracy. Świadectwo pracy to termin/ pojęcie, ściśle związane z zakresem prawa pracy. To dokument, który wydaje pracodawca w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy. Otrzymują go pracownicy, którzy są zatrudnieniu w oparciu umowy o pracę. Jest niezbędny przy podjęciu nowego zatrudnienia i ma charakter informacyjny.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
W treści świadectwa pracy powinny być zawarte takie elementy jak:
- okres zatrudnienia osoby, której został wystawiony
- wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania pracy
- rodzaj zajmowanego stanowiska
- tryb rozwiązania umowy o pracę lub okoliczności, jakie doprowadziły do jej wygaśnięcia
- liczba dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym po zakończeniu stosunku pracy
- urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w przypadku rozwiązania stosunku pracy
- liczba urlopu, jakie pracownik wykorzystał w czasie trwania stosunku pracy
- liczba dni, w jakich pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe
- wykorzystanego urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego
- okres korzystania z urlopu bezpłatnego włącznie z jego przyczyną
- dni wykonywania pracy zdalnej w roku kalendarzowym
- dni /godzin urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy
- dni lub godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, wykorzystanego w roku, w którym zakończył się stosunek pracy
- okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.
Zapisz się do newslettera!
Niewydanie świadectwa pracy pracownikowi zgodnie z obowiązującym prawem jest poważnym wykroczeniem. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę – pracodawca ma obowiązek wystawić dokument osobiście, lub za pośrednictwem Urzędu Pocztowego. Brak jego wydania jest nielegalny i powinien być zgłoszony do Sądu Pracy. Grozi za to kara grzywny pieniężnej od 1000 do 30 000 zł. Pracodawca może być także upomniany oraz zobowiązany do natychmiastowego wydania dokumentu.
Przeczytaj też: Wypowiedzenie umowy o pracę
Termin wydania świadectwa pracy
Termin wydania świadectwa pracy jest ściśle uregulowany przez kodeks pracy. Zatrudniony powinien je otrzymać z chwilą rozwiązania umowy o pracę. W 2019 r. ustawa o terminie wydania świadectwa pracy została znowelizowana. Przepisy prawa pracy jasno określają, że w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy – pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi taki dokument niezwłocznie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie pracy. Jeżeli z jakiś przyczyn nie jest to możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu terminu pracodawca powinien przesłać świadectwo pracy za pośrednictwem operatora pocztowego.
Niewydanie świadectwa pracy
Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy w dniu rozwiązania umowy czy wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli tego nie zrobi, pracownik ma prawo złożyć odpowiedni pozew o jego wydanie. Kiedy go złożyć? Pozew składa się do Sądu Pracy. Pomaga on rozwiązać zaistniały konflikt. Chroni także pracownika przed nieprzestrzeganiem jego praw.
Pozew składa się w przypadku:
- braku otrzymania od pracodawcy dokumentu w określonym terminie,
- chęci otrzymania sprostowania świadectwa pracy, na skutek nieprawidłowego świadectwa pracy
- w przypadku nieprawidłowych informacji umieszczonych w dokumencie,
- w przypadku otrzymania odszkodowania, które powinno zostać wydane pracownikowi na skutek braku możliwości kolejnego zatrudnienia wynikającego z nieotrzymania świadectwa pracy.
Duplikat świadectwa pracy
Warto podkreślić, że świadectwo pracy jest bardzo ważne, jeśli chcemy podjąć pracę w innej firmie. Może zdarzyć się jednak, że utracimy oryginał zaświadczenia pracy. Co w takiej sytuacji możemy zrobić? Jedynym rozwiązaniem jest poproszenie naszego byłego pracodawcy o duplikat. Ustawa nie określa dokładnego terminu jego wydania. Przyjmuje się, że duplikat powinien zostać wydany jak najszybciej to możliwe.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej z zakresu prawa pracy, księgowości czy prawa podatkowego wejdź na nasz blog i zapoznaj się z naszymi artykułami.
Błędne świadectwo pracy – co robić?
Jeśli pracownik zauważy błąd, powinien złożyć wniosek o jego sprostowanie, w ciągu 14 dni od daty otrzymania dokumentu. Na świadczeniu pracy powinno być umieszczone pouczenie informujące o możliwości złożenia wniosku o sprostowanie. Po otrzymaniu prośby pracownika dotyczącej poprawki – pracodawca ma dwie możliwości:
- jeśli pracodawca uzna, że zostało ono wystawione z błędem, ma obowiązek dokonać korekty w ciągu 7 dni i wydać pracownikowi świadectwo już poprawione.
- pracodawca nie uwzględni pozytywnie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. W takim przypadku pracownik ma prawo złożyć skargę do sądu pracy w ciągu 14 dni od otrzymania takiej informacji. Jeśli zarówno pracodawca, jak i pracownik zorientują się po upływie 14 dni, że na świadczeniu pracy jest błąd, mają możliwość dokonania poprawki w późniejszym okresie, nawet po kilku latach od wydania dokumentu.
Nie ma żadnych przeszkód, aby je również skorygować po upływie ustawowych 14 dni. Ważne jest, aby dokument zawierał prawdziwe dane zgodne ze stanem faktycznym.
Jak korygować świadectwo pracy?
Nie ma żadnych wytycznych w przepisach dotyczących sposobu dokonywania korekty. Jeśli pracownik zwróci się do pracodawcy z prośbą o sprostowanie błędu w wystawionym dokumencie, lub jeśli pracodawca sam zauważy błąd, powinien natychmiast wystawić nowe świadectwo z aktualną datą. Przepisy dotyczą jedynie samego świadczenia i jego odpisu. Dlatego nie ma konieczności umieszczania adnotacji “korekta” lub “sprostowanie” na poprawionym dokumencie. Dodanie takiego dopisku często jest uważane za błąd, ponieważ wzór świadectwa pracy jest ustalony formalnie.
Świadectwo pracy a umowa zlecenie
Jak już wiadomo, przy umowie o pracę, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy. Jednak jak w przypadku umowy zlecenie? Czy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy po zakończeniu umowy zlecenie? Otóż w tym przypadku sprawa też jest całkowicie jasna. Pamiętajmy, że umowa zlecenie nie podlega pod przepisy kodeksu pracy.
Zgodnie z Art. 97. § 1. Kodeksu pracy:
,,W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.”
Pamiętajmy! Na podstawie przepisów prawa zleceniobiorca nie jest pracownikiem podlegającym pod kodeks pracy, zgodnie z którym pracownik to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Oznacza to, że osoba zatrudniona w oparciu o umowę cywilnoprawną nie będzie miała takich samych praw lub obowiązków jak pracowników w rozumieniu KP.
Czy można w jakiś inny sposób uzyskać potwierdzenie, że byliśmy zatrudnieni w danej firmie? Tak. Jeśli zatrudniony chciałby uzyskać pisemny dowód świadczenia pracy w danej firmie o konkretnym czasie może wystąpić do swojego pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu.
Nowy wzór świadectwa pracy
Wiele osób zapewne zadaje sobie pytanie – co się zmieniło w nowym wzorze świadectwa pracy? Nowelizacja kodeksu pracy weszła w życie 26 kwietnia 2023 r. Nowy wzór świadectwa pracy wynika z nowych zmian w kodeksie pracy. Wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla pracodawcy, które obejmują uwzględnienie większej ilości informacji w dokumencie. Pracodawca musi podać liczbę dni, w danym roku, w którym pracownik wykonywał okazjonalną pracę zdalną, aż do ustania stosunku pracy. Ta informacja umożliwi kolejnemu pracodawcy, który zatrudnia pracownika w tym samym roku kalendarzowym, określenie pozostałego do wykorzystania limitu dni okazjonalnej pracy zdalnej (maksymalnie 24 dni w roku).
Poniżesz znajdziesz wzór nowego świadectwa pracy razem z rozporządzeniem ministra rodziny
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 r. jasno określa, że obowiązkiem pracodawcy jest zamieszczenie w świadectwie informacji odnośnie wykorzystania przez pracownika:
- dni (godzin) ww. zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy
- dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy
- liczbie dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Dzięki takiemu rozwiązaniu, możliwe jest szybkie ustalenie wymiaru powyższych uprawnień pracownika kolejnemu pracodawcy, który go zatrudni w tym samym roku kalendarzowym, w jakim zakończył się jego dotychczasowy stosunek pracy.
Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła nowe przepisy i nowy wzór świadectwa pracy. Zmiany, jakie nastąpiły w prawie pracy pociągnęły za sobą opracowanie właśnie nowego wzoru świadectwa.
Dla przypomnienia znowelizowany kodeks pracy wprowadził nowe przepisy dotyczące:
- zwolnienia z pracy z powodu działania siły wyższej
- zmiany w urlopach
- zmiany dotyczące pracy zdalnej i jej uregulowanie
Nowy wzór świadectw pracy został opracowany przez Ministra Rodziny i Polityki Społecznej oraz umieszczony w projekcie rozporządzenia z dnia 23 marca 2023 roku zmieniającego rozporządzenie ministra w sprawie świadectwa pracy.
Skontaktuj się z ekspertem ds. kadr i płac!
