Refakturowanie – na czym polega?

Przepisy prawa podatkowego nie precyzują pojęcia refaktury. Jednak refakturowanie usług występuje w praktyce gospodarczej i bardzo często jest stosowane przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Z usługą refakturowania (lub inaczej zwrotem kosztów usługi) spotykamy się w transakcji gospodarczej, w której pojawia się inny podmiot będący pośrednikiem pomiędzy sprzedawcą, a nabywcą usługi lub towaru. Na czym polega refakturowanie usług? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy i czym refaktura różni się od standardowej faktury VAT? Czy refakturowanie dotyczy usługi, czy również kosztów? Jaką stawkę podatku zastosować na refakturze? Na te pytanie znajdziesz odpowiedzi w naszym artykule.

SPIS TREŚCI

• Refakturowanie – na czym polega?
• Na czym polega refakturowanie usług?
• Co powinna zawierać refaktura?
• Refaktura — kiedy jest wystawiana?
• Refaktura a podatek VAT
• Refakturowanie a moment powstania obowiązku podatkowego VAT
• Rozliczanie kosztu z refaktury
• Czy do refaktury można doliczyć prowizję?
• Refaktura — kiedy nie jest możliwa?

Na czym polega refakturowanie usług?

Refakturowanie to inaczej przeniesienie kosztów usługi na podmiot, który faktycznie z danej usługi korzysta. Mamy z nim do czynienia wówczas, gdy podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (przepisy art. 8 ust. 2a ustawy o VAT). Kosztami wykonania usługi zostaje obciążony podmiot, który ostatecznie korzysta z usługi – czyli wspomniana osoba trzecia. Refakturowanie najczęściej dotyczy usług, jednakże nie ma wzmianki, czy obostrzeń prawnych, by odnosiło się również do odsprzedaży usługi czy towaru.

Co powinna zawierać refaktura?

Refakturę wystawia przedsiębiorca, który zakupuje usługi, czy towar we własnym imieniu, a następnie przeznacza je dla osób trzecich. Refakturowanie traktuje się również jako sposób, by wykazać dodatkowe koszty, jakie przedsiębiorca ponosi na rzecz kontrahentów. Tego rodzaju operację określa się również jako „odsprzedaż”. Kwota, na jaką wystawiona zostaje refaktura, powinna opiewać na taką samą wartość jak pierwotna faktura sprzedaży.

Refaktura powinna zawierać takie same dane i wartości, jakie znajdują się na fakturze pierwotnej. Faktury dokumentujące refakturowanie są wystawiane tak jak “normalne” faktury sprzedażowe powinny więc zawierać następujące elementy:

• datę wystawienia faktury vat
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy,
• NIP nabywcy i sprzedawcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• wartość sprzedaży netto, VAT i brutto.

Czytaj też: Faktura pro forma

Refaktura — kiedy jest wystawiana?

W większości przypadku refakturę stosuje się w przypadku świadczenia usług. Przedsiębiorca świadczący takie usługi jest zobowiązany wystawić taki dokument. Jednak nie ma obowiązku wykazać się uprawnieniami do ich wykonania. Pamiętajmy, że jest on jedynie podmiotem pośredniczącym. Refakturowanie stosuje się najczęściej w takich branżach jak: hotelarstwo (refakturowanie usług noclegowych, usługi gastronomiczne) czy transport.

Dotyczy również kosztów wynikających z opłat za media (prąd, czy wodę). Kiedy dochodzi do wystawienia refaktury za energię elektryczną? Ma to miejsce w przypadku usługi najmu i tylko w sytuacji, gdy osoba najmująca ma prawo wyboru dostawcy.

Refaktury związanie z kosztami transportu powinny być wystawiane z datą wykonania usługi. Jednak co w przypadku usług świadczonych przez hotele? Mianowicie usługa refakturowania ma swoje zastosowanie, jeśli przedsiębiorca zarezerwuje miejsce noclegowe dla innej osoby (np. swojego klienta) w jego imieniu. Oczywiste jest, że z takiej usługi skorzysta nie osoba wystawiająca refakturę, ale kontrahent — odbiorca końcowy.

Jeśli przedsiębiorca korzysta z refakturowania, zaleca się, aby zawarł stosowną umowę ze swoim klientem. Powinna ona zawierać wszelkie niezbędne ustalenia (jak będzie wyglądać refaktura).

Refaktura a podatek VAT

Podczas refakturowania bardzo ważne jest prawidłowe rozliczenie podatku vat. Takie działanie jest w pełni uzależnione od rodzaju świadczonej usługi, dlatego też traktuje się je często bardzo indywidualnie. Generalnie przyjmuje się, że wartość podatku VAT pozostaje taka sama jak na fakturze i nie powinna ulegać zmianie. Jednak co w przypadku, kiedy usługa została sprzedana przez kogoś, kto nie jest podatnikiem VAT Jak wygląda proces refakturowania w tej sytuacji?

Zazwyczaj, jeśli refakturę wystawia osoba będąca jednocześnie płatnikiem VAT, powinien być w niej zawarty naliczony podatek od sprzedaży towarów i usług, oczywiście uwzględniający odpowiednie kwoty podatku vat. Istnieje jednak pewna grupa usług, w której nie wymaga się opłaty vat. Są to głównie usługi pocztowe, usługi związane z działalnością sportową lub kulturalną.

Co w sytuacji, gdy dochodzi do ich odsprzedaży? Warto wiedzieć, że działanie na preferencyjnych warunkach dotyczy konkretnych podmiotów, dlatego nie może być powiązane z wystawianiem dokumentu, jakim jest refaktura. Przedsiębiorca musi zastosować normalnie obowiązującą stawkę.

Zobacz też: Czynny żal

Refakturowanie a moment powstania obowiązku podatkowego VAT

W przypadku refakturowania pojawiają się wątpliwości związane z określeniem momentu powstania obowiązku podatkowego VAT. Nie ma jednoznacznych wytycznych dotyczących tego zagadnienia ani w ustawie, ani w innych przepisach. W takiej sytuacji przyjmuje się, że obowiązek podatkowy powstaje na podstawie ogólnych zasad. Takie podejście jest szeroko akceptowane w większości interpretacji wydawanych przez organy podatkowe.

Według tych interpretacji, data zakończenia wykonania usługi jest uważana za moment powstania obowiązku podatkowego. Niemniej jednak, istnieją również opinie sugerujące, że ten moment jest równoznaczny z datą wystawienia refaktury. Wobec braku jednoznacznych przepisów, warto rozważyć wniesienie indywidualnego zapytania o interpretację podatkową w przypadku świadczenia refakturowanych usług objętych refakturą.

Prawo z kolei nie określa, kiedy powstaje podatkowy w przypadku refakturowania usług. Pomocne w tym wypadku może być orzeczenie WSA w Poznaniu, który w wyroku z 10 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 366/15) wskazał, że: w przypadku refakturowania uznaje się, że wnioskodawca (podmiot refakturujący usługę) traktowany jest jako usługodawca, który nabywa daną usługę na rzecz osoby trzeciej, co oznacza, że moment wykonania usługi jest jeden, niezależnie od faktu, że usługa taka podlega refakturowaniu.

Dniem wykonania usługi będzie zatem dzień, w którym została wykonana dana czynność, gdyż jak wskazano powyżej, w tym przypadku, nie mamy do czynienia z nowym momentem wykonania usługi. W związku z powyższym obowiązek z tytułu refakturowanej odsprzedaży usługi powstanie w tym samym momencie co przy fakturze pierwotnej. Jeżeli znajdują zastosowanie przepisy na zasadach ogólnych, to obowiązek ten powstanie w dniu wykonania usługi.

Rozliczanie kosztu z refaktury

Normy prawne dokładnie nie określają, w jaki sposób podejść do tak zwanej kwestii refakturowania kosztów. Organy podatkowe w tym zakresie mają dość podzielone zdanie. W opinii większości organów koszty podlegające refakturowaniu stanowią koszty niezwiązane bezpośrednio z przychodami. Dlatego też, zalicza się je do kosztów uzyskania przychodu według daty ich poniesienia. Zdarzają się także sytuacje, że podczas interpretacji pojawiają się również stanowiska zgodnie, z którymi refakturowane koszty stanowią koszty bezpośrednio związane z refakturowanymi przychodami. Dlatego wskazane jest, aby w razie wątpliwości wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji.

Czy do refaktury można doliczyć prowizję?

Zgodnie z założeniem, refaktura powinna być wystawiona w tak zwanej wartości niezmiennej. To znaczy powinna mieć taką samą formę, jak w momencie kiedy podmiot odsprzedający ją zakupił. Decydując się na takie zastosowanie, refakturujący usługi podatnik nie powinien doliczyć sobie marży, prowizji czy jakichkolwiek innych kosztów. Wynika to ze stanowiska Izby Skarbowej w Poznaniu, która w interpretacji z dn. 20 października 2014 r., sygn. ILPP1/443-590/l4 -4/AW, w której wskazała, że „(…) kiedy wnioskodawca dokonuje obciążenia podmiotu trzeciego na kwotę wyższą od faktycznie poniesionej przez zainteresowanego, przy zakupie nie dochodzi do refakturowania w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy. W tym przypadku bowiem będzie miało miejsce odrębne świadczenie usług o wartości określonej przez wnioskodawcę na wystawionej fakturze dla podmiotu trzeciego”.

Refaktura — kiedy nie jest możliwa?

Wystawienie refaktury nie zawsze jest możliwe. Ten sposób rozliczania nie stosuje się w przypadku tych usług, które będą w całości wykorzystane przez przedsiębiorcę będącego pośrednikiem. Metody tej również nie można zastosować przy rozliczaniu kosztów pomocniczych w odniesieniu do tzw. usługi podstawowej.

Ważne!

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że refaktura może być wystawiona, ale nie musi. Nie jest to obowiązek. Mimo, że przepisy dokładnie nie precyzują problematyki związanej z refakturowaniem, warto, by każdy z przedsiębiorców poznał podstawowe zasady rozliczania się z pośrednictwa między klientem a innym podmiotem.

Refaktura to po przeniesienie kosztów na osobę, która jest faktycznym odbiorcą usługi, czy towaru. Większość przedsiębiorców korzysta z tego sposobu dokonywania rozliczeń z klientami. Czasem jednak warto rozważyć możliwość wrzucenia pewnych opłat w koszty firmy, zamiast wystawiać refakturę.

Podsumowując – refaktura ma zastosowanie w wielu sytuacjach. Najczęściej dotyczy kosztów zakupu mediów:

• energii elektrycznej,
• wody,
• wywozu odpadów,
• gazu przez właściciela lokalu na jego najemcę.

Możliwe jest również refakturowanie kosztów transportu towaru i przesyłek pocztowych, usług telekomunikacyjnych, szkoleniowych czy gastronomicznych.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Dyrektor Finansowa

Zadaj pytanie