Zaktualizowano dnia 13 października 2022

Biuro rachunkowe

Odpowiedzialność biura rachunkowego. Co oznacza? Co zrobić, kiedy biuro rachunkowe popełni błąd? Odpowiedzialność biura rachunkowego oznacza, że jest ono odpowiedzialne za poprawność wykonywanych przez siebie usług. Co to oznacza w praktyce? Jeśli biuro rachunkowe popełni błąd, może ono ponieść konsekwencje w postaci na przykład grzywny lub kary. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać dobre i sprawdzone biuro rachunkowe.

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się skorzystać z pomocy oraz profesjonalnego wsparcia zewnętrznych biur rachunkowych. Prowadzenie księgowości oraz wszelkich kwestii podatkowych nie należy do najłatwiejszych zadań. Dlatego też wiele firm powierza te kwestie innym firmom. Biuro księgowe zajmuje się głównie prowadzeniem księgowości. Są to prawnie zdefiniowane rodzaje prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych, które mają wpływ na majątek przedsiębiorstwa. Najczęściej biuro księgowe prowadzi ewidencje związane z : 

  • pełną księgowością
  • prowadzeniem ryczałtu ewidencjonowanego
  • prowadzeniem ksiąg handlowych
  • książkami przychodów i rozchodów 

Biura rachunkowe zazwyczaj prowadzą działalność rozszerzoną. Zajmują się także deklaracjami ZUS oraz prowadzeniem całej obsługi kadrowo-płacowej. Należy pamiętać, że korzystanie z usług biura w żaden sposób nie zwalnia podatnika z tak zwanej odpowiedzialności za popełnione błędy. Podstawową zasadą, jaką kierują się biura księgowe jest to, że ich odpowiedzialność nie obejmuje zobowiązań podatkowych klientów. Oczywiście nie oznacza to, że biura rachunkowe w ogóle nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za popełniane błędy. 

Podsumowując, biuro rachunkowe księguje dokumenty sprzedażowe oraz nadzoruje przepływ środków finansowych. Zakres jego działań jest ściśle wskazany przez przedsiębiorcę w umowie. Generalnie biura rachunkowe zajmują się obsługą podmiotów gospodarczych, co nie wyklucza obsługi osób fizycznych. Klient może otrzymać pomoc w wypełnieniu choćby rocznego zeznania podatkowego, ale również doradztwo podatkowe, doradztwo inwestycyjne, doradztwo w kwestiach spraw codziennych w rodzaju; spadki, darowizny czy kredyty.

odpowiedzialność biura rachunkowego

Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy

Na podstawie przepisów prawnych księgowa, czy biuro rachunkowe nie odpowiadają w żaden sposób przed urzędem skarbowym za właściwą realizację zobowiązań podatkowych, czy ich nieterminowość. W tej kwestii odpowiedzialność ponosi osoba – podatnik, który ma możliwość skorzystania z zewnętrznej pomocy (innego organu/instytucji) w kwestii podatkowej. 

Analogicznie sytuacja wygląda wtedy, gdy powołujemy biuro rachunkowe, by rozliczało transakcje zawarte między przedsiębiorcą, a jego pracownikami. Mówimy tu np. o opłacaniu faktur, czy wypłacaniu pensji. W tych przypadkach zazwyczaj obciążony jest nie sam księgowy – a pracodawca (przedsiębiorca). 

Należy pamiętać, że jakakolwiek pomyłka, czy zaniedbanie ze strony biura może oznaczać dla innego przedsiębiorcy poniesienie tzw. odpowiedzialności odszkodowawczej. Okazuje się, że pomyłka lub zaniedbanie ze strony biura rachunkowego również może oznaczać dla takiego podmiotu ponoszenie odpowiedzialności odszkodowawczej. Przedsiębiorca będący klientem takiego biura ma bowiem roszczenie regresowe wobec rzeczywistego sprawcy szkody. W praktyce oznacza to, że choć sam ponosi on odpowiedzialność wobec swoich pracowników, kontrahentów i organów skarbowych, to jednak może on przenieść ją na biuro rachunkowe lub księgowego, który źle wykonał swoje obowiązki.

Jeżeli firma decyduje się powierzyć swoją księgowość, czy prowadzenie ksiąg rachunkowych  należy zgłosić fakt do urzędu skarbowego. Ma na to 15 dni od momentu przekazania do biura rachunkowego wszelkich dokumentów księgowych. Odpowiedzialność biura rachunkowego jednak od tego momentu „nie istnieje”. Za wszelkie dokumenty nadal odpowiada przedsiębiorca, czy kierownik firmy. 

Biura rachunkowe prowadząc sprawy i księgowość innej firmy nie odpowiada za to, że nie opłacone zostały któreś podatki, czy daniny. Obowiązkiem księgowego jest przesłanie ich do urzędu deklaracji oraz ich rozliczenie. Za wszelkie opóźnienia i skutki błędów odpowiada tylko i wyłącznie przedsiębiorca. 


Odpowiedzialność biura rachunkowego  

Jak wspomniano wyżej, jeśli przedsiębiorca decyduje się na współpracę z firmą zewnętrzną w kwestii rozliczeń księgowych i podatkowych musi zgłosić to do właściwego urzędu skarbowego. W momencie takiej współpracy warta wyjaśnienia jest kwestia odpowiedzialności. Samo przekazanie ksiąg rachunkowych nie powoduje, że biuro rachunkowe jest obarczone odpowiedzialnością, Sytuacja wygląda podobnie w przypadku spółek. Wtedy za wszelkie błędy odpowiada kierownik danej jednostki, członek zarządu, syndyk, likwidator, czy wspólnik spółki.

W przypadku współpracy przedsiębiorstwa i biura rachunkowego warto wiedzieć, że kierownik jednostki nie jest odpowiedzialny bezpośrednio, lecz ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Zewnętrzne biuro rachunkowe nadal jest wyłączone z tej odpowiedzialności, bowiem na podstawie przepisów Ordynacji wyborczej odpowiedzialność za błędy podatkowe ciążą cały czas na podatniku. 

Nie oznacza to, że biuro rachunkowe jako zewnętrzna instytucja nie ponosi żadnej odpowiedzialności. Wszystko tak naprawdę zależy od skonstruowanej umowy pomiędzy przedsiębiorcą, a biurem. Dlatego przed zawarciem umowy warto jest dokładnie sprecyzować szczegółowe obowiązki biura rachunkowego. Inaczej sprawa wygląda w przypadku nie wykonania powierzonych obowiązków. W takiej sytuacji biuro rachunkowe jest odpowiedzialne na podstawie przepisów kodeksu cywilnego.

Oznacza ona konieczność naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania przyjętych przez biuro zobowiązań, z wyjątkiem tych przypadków, gdy wynika to z niezależnych od niego czynników. Jeżeli biuro w jakimś stopniu narazi przedsiębiorcę na konsekwencję z powodu niewykonania obowiązków to przedsiębiorca ma prawo wystąpić o odszkodowanie.  

Na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza. Dlatego ważne jest posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Odszkodowanie wypłaca się poszkodowanemu za poniesioną szkodę, która jest wynikiem niewłaściwego działania biura rachunkowego.

Ubezpieczenie chroni biuro przed finansowymi konsekwencjami ewentualnych roszczeń odszkodowawczych. Odszkodowanie jest wypłacane przez ubezpieczyciela. Przedsiębiorca nie musi martwić się o niewypłacalność biura. Warto też wiedzieć, że może zdarzyć się sytuacja, w której biuro rachunkowe będzie odpowiadać solidarnie z przedsiębiorcą za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg, co wynika z przepisów kodeksu karnego skarbowego. Dotyczy to jednak przestępstw lub wykroczeń skarbowych.


Podsumowując, odpowiedzialność biura rachunkowego może być określona w umowie, którą podpisujemy z takim biurem. Warto też wiedzieć, że może zdarzyć się sytuacja, w której biuro rachunkowe będzie odpowiadało solidarnie z przedsiębiorcą za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg, co wynika z przepisów kodeksu karnego skarbowego. Dotyczy to jednak przestępstw lub wykroczeń skarbowych. Biuro rachunkowe odpowiada za dokładność prowadzenia ksiąg oraz terminowe i poprawne rozliczanie podatków. Jest to bardzo ważne, ponieważ w przypadku naruszenia tych obowiązków mogą być pociągnięte do odpowiedzialności zarówno przedsiębiorca, jak i osoby prowadzące biuro rachunkowe. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać renomowane i solidne biuro rachunkowe, które będzie w stanie poradzić sobie z prowadzeniem ksiąg oraz rozliczeniami podatkowymi.

Należy pamiętać, że odpowiedzialność biura rachunkowego jest ogromna, ponieważ to właśnie ono ma obowiązek dbania o dokumentację finansową przedsiębiorstwa. Warto więc zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów, które powinno się brać pod uwagę przy wyborze biura rachunkowego