Zaktualizowano dnia 3 lutego 2023

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Pracownik zatrudniony na umowie o pracę zgodnie z przepisami prawa, ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie można zrezygnować z tej możliwości. Zdarza się, że istnieje możliwość uzyskania rekompensaty, jeśli nie wykorzystamy urlopu. Warto wiedzieć, komu przysługują dni wolne oraz jak można obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

SPIS TREŚCI


Ekwiwalent za urlop – co to jest?

Ekwiwalent za urlop jest pieniężną rekompensatą dla pracowników. Najczęściej przysługuje wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał swojego urlopu, a jego umowa o pracę dobiega końca. Główną podstawą do jego obliczeń są dwa elementy: wynagrodzenie oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Dokładna wysokość rekompensaty należnej pracownikowi jest uzależniona od poziomu wynagrodzenia i czasu trwania zatrudnienia. 

Należy pamiętać, że ekwiwalent za urlop wypoczynkowy  jest opodatkowany. W związku z tym może to być skuteczną formą motywowania pracownika do pełnego wykorzystania swojego urlopu. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest świadczeniem finansowym, które pracodawca wypłaca pracownikom zamiast czasu wolnego. Ekwiwalent oznacza, że ​​pracownik otrzymuje dodatkową płatność zamiast dni wolnych od pracy.

Ustalając wynagrodzenie w przypadku niewykorzystania urlopu, bierze się pod uwagę 2 składniki:

  • stałe (mają stałą wartość)
  • zmienne (zależą od liczby godzin w miesiącu, czy ilości wykonanej pracy).

Składniki stałe są to głównie:

  • wynagrodzenie zasadnicze
  • dodatek funkcyjny
  • dodatek stażowy.

Wypłaca się je w takiej wysokości, jaka jest ustalona w miesiącu urlopu pracownika. Gdy pracownicy otrzymują wyłącznie stałe składniki, wówczas za czas korzystania z urlopu, otrzymają pensję w pełnej wysokości.


Jak liczyć ekwiwalent za urlop?

Wyliczenie rekompensaty za niewykorzystany urlop nie jest bardzo skomplikowane. Może to zrobić każdy z nas. Potrzebujemy do tego 2 danych:

  • wysokość wynagrodzenia pracownika
  • współczynnik ekwiwalentu. 

Współczynnik ekwiwalentu jest to uśredniona miesięczna liczba dni pracujących w danym roku kalendarzowym. W zeszłym roku współczynnik ekwiwalentu wynosił 20,92.

W 2023 r. współczynnik do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,83. Warto pamiętać, że dotyczy tylko i wyłącznie osób, które są zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy. 

  1. By obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy ustalić podstawę jego wymiaru:
  • określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
  • składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc
  • składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Wynagrodzenie stałe, uwzględniane jest w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie trwania miesiąca, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia. Zmienne składniki wynagrodzenia (takie jak premie, czy prowizje) uwzględnia się za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, uwzględniane w średniej wysokości z tego okresu.

Wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc, uwzględniane są również w średniej wysokości, ale z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. By obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę pracy, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin).

3. Otrzymany wynik należy wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.


Wypłata rekompensaty za urlop

Kodeks pracy nie precyzuje terminu wypłaty rekompensaty w przypadku niewykorzystania urlopu. Wskazuje jedynie, że pracownik nabywa go w momencie rozwiązania, czy wygaśnięcia stosunku pracy. Dlatego też, powinno się go wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika. Nie ma możliwości zamiany urlopu wypoczynkowego na rekompensatę pieniężną w trakcie trwania zatrudnienia.


Co nie wlicza się do ekwiwalentu za urlop?

Zgodnie z rozporządzeniem, do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie wlicza się: 

  • jednorazowych wypłat za wykonanie określonego zadania, bądź za określone osiągnięcie
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy, oraz za czas niezawinionego przez pracownika postoju
  • wynagrodzenia za czas urlopu, a także innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy
  • gratyfikacji i nagród jubileuszowych
  • ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną
  • kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę
  • nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej
  • odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych
  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Chcesz rozliczyć PIT za 2022 rok? Rozliczymy twój PIT już od 49 zł!

Co za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z kodeksem pracy, każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Niekiedy pojawiają się sytuacje, że pracownik nie wykorzysta całej puli wolnego. W dzisiejszych czasach jest to na tyle popularne, że znalazło swoją pozycję w przepisach prawnych. Normy prawne wskazują, że zaległy urlop należy wykorzystać maksymalnie do 30 września kolejnego roku. 

Kodeks pracy jasno precyzuje, że urlopy wypoczynkowe należy udzielać na podstawie planu urlopów. Określa się go na początku każdego nowego roku. Jego celem, jest zorganizowanie urlopu wszystkich pracowników, by każdy mógł sobie odpocząć i skorzystać z wolnego, podczas gdy firma będzie nadal funkcjonowała. Plan urlopów powinien określać termin i wymiar urlopu, jaki pracownik chciałby wykorzystać.

Jak zostało wyżej wspomniane, niewykorzystywanie urlopów wypoczynkowych jest wciąż popularnym zjawiskiem. Wśród pracowników istnieje przekonanie (błędne!), że jeśli nie wykorzystamy swojego urlopu, możemy za niego otrzymać rekompensatę pieniężną. Niestety, jest to ogromny błąd. A co najgorsze – niezgodne z przepisami. Jak wyraźnie wskazuje Kodeks pracy, urlop wypoczynkowy należy bezwzględnie wykorzystać w naturze, ponieważ jego głównym celem jest odpoczynek pracownika.

Ekwiwalent za urlop może być wypłacony tylko i wyłącznie wtedy, gdy umowa z pracownikami się zakończyła. Niezależnie z jakiej przyczyny, pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu. Rekompensatę za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się według zasad, określonych kodeksem pracy. 


Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kalkulator

W 2023 roku zmienił się współczynnik, który jest potrzebny do wyliczenia rekompensaty pieniężnej za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Aktualnie wynosi 20,83. Wyliczenie współczynnika zależy od tego, ile w danym roku będzie  dni wolnych (w tym niedziele oraz święta).

Obrazuje to, następujące wyliczenie:

365 dni – (53 niedziele + 10 świat + 52 dni wolne) = 250 dni

250 dni : 12 = 20,83

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość owego współczynnika należy obniżyć do wymiaru czasy pracy. Powyższe obliczenia są ustalone dla osób pracujących na pełen etat. 

Obliczenie ekwiwalentu na każdy dzień urlopu nie jest trudne, jednak warto wziąć pod uwagę, że nie każdy jest w stanie to zrobić. W tym celu na stronach internetowych można znaleźć kalkulatory, które pomogą nam w tych wyliczeniach.  Taki kalkulator można znaleźć  tutaj