Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Pracownik zatrudniony na umowie o pracę zgodnie z przepisami prawa, ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie można zrezygnować z tej możliwości. Zdarza się, że istnieje możliwość uzyskania rekompensaty, jeśli nie wykorzystamy urlopu. Warto wiedzieć, komu przysługują dni wolne oraz jak można obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Do kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop? Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego? Komu przysługuje ekwiwalent pieniężny za urlop?

SPIS TREŚCI

• Ekwiwalent za urlop – co to jest?
• Komu przysługuje ekwiwalent za urlop?
• Jak liczyć ekwiwalent za urlop?
• Wypłata rekompensaty za urlop
• Co nie wlicza się do ekwiwalentu za urlop?
• Co za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kalkulator

Ekwiwalent za urlop – co to jest?

Ekwiwalent za urlop jest pieniężną rekompensatą dla pracowników. Najczęściej przysługuje wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał dni urlopu wypoczynkowego, a jego umowa o pracę dobiega końca. Główną podstawą do jego obliczeń są dwa elementy: wynagrodzenie oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Dokładna wysokość rekompensaty należnej pracownikowi jest uzależniona od poziomu wynagrodzenia i czasu trwania zatrudnienia. 

Należy pamiętać, że ekwiwalent za urlop wypoczynkowy  jest opodatkowany. W związku z tym może to być skuteczną formą motywowania pracownika do pełnego wykorzystania swojego urlopu. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy niewykorzystany jest świadczeniem finansowym, które pracodawca wypłaca pracownikom zamiast czasu wolnego. Ekwiwalent oznacza, że ​​pracownik otrzymuje dodatkową płatność zamiast dni wolnych od pracy.

Ustalając wynagrodzenie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu, bierze się pod uwagę 2 składniki:

• stałe (mają stałą wartość)
• zmienne (zależą od liczby godzin w miesiącu, czy ilości wykonanej pracy).

Składniki stałe są to głównie:

• wynagrodzenie zasadnicze
• dodatek funkcyjny
• dodatek stażowy.

Wypłaca się je w takiej wysokości, jaka jest ustalona w miesiącu urlopu pracownika. Gdy pracownicy otrzymują wyłącznie stałe składniki, wówczas za czas korzystania z urlopu, otrzymają pensję w pełnej wysokości.

Komu przysługuje ekwiwalent za urlop?

O ekwiwalent za dni niewykorzystanego urlopu może się ubiegać każda osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy. Przepisy kodeksu pracy jasno precyzują, że pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Kodeks cywilny nie ma żadnego zapisu o ustawowych dniach wolnych, dlatego też pracownikom cywilnoprawnych nie przysługuje żaden ekwiwalent pieniężny.

Należy pamiętać, że nie każdy pracownik który kończy pracę u danego pracodawcy i ma niewykorzystany urlop, będzie przysługiwał taki ekwiwalent. Należy się temu, komu w roku kalendarzowym kończy się stosunek pracy z pracodawcą, a uprawniony jest jeszcze do urlopu wypoczynkowego. Świadczy o tym art. 171 Kodeksu pracy. 

Jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystane dni?

Wyliczenie rekompensaty za niewykorzystany urlop nie jest bardzo skomplikowane. Może to zrobić każdy z nas. Potrzebujemy do tego 2 danych:

• wysokość wynagrodzenia pracownika
• współczynnik ekwiwalentu. 

Współczynnik ekwiwalentu jest to uśredniona miesięczna liczba dni pracujących w danym roku kalendarzowym. W zeszłym roku współczynnik ekwiwalentu wynosił 20,92.

W 2023 r. współczynnik do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,83. Warto pamiętać, że dotyczy tylko i wyłącznie osób, które są zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy. 

1. By wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy ustalić podstawę jego wymiaru:
   • określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
   • składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc
   • składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Wynagrodzenie stałe, uwzględniane jest w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie trwania miesiąca, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia. Zmienne składniki wynagrodzenia (takie jak premie, czy prowizje) uwzględnia się za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, uwzględniane w średniej wysokości z tego okresu.

Wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc, uwzględniane są również w średniej wysokości, ale z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. By obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę pracy, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin).

3. Otrzymany wynik należy wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Podobają Ci się nasze artykuły? Chcesz otrzymywać powiadomienia o nowościach na naszym blogu?

Wypłata rekompensaty za urlop

Kodeks pracy nie precyzuje terminu wypłaty rekompensaty w przypadku niewykorzystania urlopu wypoczynkowego. Wskazuje jedynie, że pracownik nabywa go w momencie rozwiązania, czy wygaśnięcia stosunku pracy. Dlatego też, powinno się go wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika. Nie ma możliwości zamiany urlopu wypoczynkowego na rekompensatę pieniężną w trakcie trwania zatrudnienia.

Co nie wlicza się do ekwiwalentu za urlop?

Zgodnie z rozporządzeniem, do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie wlicza się: 

• jednorazowych wypłat za wykonanie określonego zadania, bądź za określone osiągnięcie
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy, oraz za czas niezawinionego przez pracownika postoju
• wynagrodzenia za czas urlopu, a także innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy
• gratyfikacji i nagród jubileuszowych
• ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Co za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z kodeksem pracy, każdemu pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy. Niekiedy pojawiają się sytuacje, że pracownik nie wykorzysta całej puli wolnego. W dzisiejszych czasach jest to na tyle popularne, że znalazło swoją pozycję w przepisach prawnych. Normy prawne wskazują, że zaległy urlop należy wykorzystać maksymalnie do 30 września kolejnego roku. 

Kodeks pracy jasno precyzuje, że urlopy wypoczynkowe należy udzielać na podstawie planu urlopów. Określa się go na początku każdego nowego roku. Jego celem, jest zorganizowanie urlopu wszystkich pracowników, by każdy mógł sobie odpocząć i skorzystać z wolnego, podczas gdy firma będzie nadal funkcjonowała. Plan urlopów powinien określać termin i wymiar urlopu, jaki pracownik chciałby wykorzystać.

Jak zostało wyżej wspomniane, niewykorzystywanie urlopów wypoczynkowych jest wciąż popularnym zjawiskiem. Wśród pracowników istnieje przekonanie (błędne!), że jeśli nie wykorzystamy swojego urlopu, możemy za niego otrzymać rekompensatę pieniężną. Niestety, jest to ogromny błąd. A co najgorsze – niezgodne z przepisami. Jak wyraźnie wskazuje Kodeks pracy, urlop wypoczynkowy należy bezwzględnie wykorzystać w naturze, ponieważ jego głównym celem jest odpoczynek pracownika. Chcąc, nie chcąc pracownikowi przysługuje prawo do wykorzystania swojego urlopu w celu odpoczynku od pracy. Urlop wypoczynkowy niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, za który przysługuje, zmienia się w urlop zaległy.

Ekwiwalent za urlop może być wypłacony tylko i wyłącznie wtedy, gdy umowa z pracownikami się zakończyła. Niezależnie z jakiej przyczyny, pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu. Rekompensatę za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się według zasad, określonych kodeksem pracy. 

Pracownik może otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji, gdy jest to spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem, a strony nie planują podpisania kolejnego stosunku pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kalkulator

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego? W 2023 roku zmienił się współczynnik, który jest potrzebny do wyliczenia rekompensaty pieniężnej za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Aktualnie wynosi 20,83. Wyliczenie współczynnika zależy od tego, ile w danym roku będzie dni wolnych (w tym niedziele oraz święta).

Obrazuje to, następujące wyliczenie:
365 dni – (53 niedziele + 10 świat + 52 dni wolne) = 250 dni
250 dni : 12 = 20,83

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość owego współczynnika należy obniżyć do wymiaru czasy pracy. Powyższe obliczenia są ustalone dla osób pracujących na pełen etat. 

Obliczenie ekwiwalentu na każdy dzień urlopu nie jest trudne, jednak warto wziąć pod uwagę, że nie każdy jest w stanie to zrobić. W tym celu na stronach internetowych można znaleźć kalkulatory, które pomogą nam w tych wyliczeniach.  Taki kalkulator można znaleźć  tutaj 

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.kadr i płac

Zadaj pytanie