Księgowość 16 czerwca 2023

Duplikat faktury – co to jest i jak go wystawić?

Duplikat faktury

W dzisiejszych czasach, gdy wiele transakcji odbywa się drogą elektroniczną, a ilość dokumentów i faktur generowanych przez firmy rośnie, zdarza się, że faktura może zostać sporządzona i wysłana z błędami. Niekiedy wystawiona faktura ulega również zagubieniu bądź zniszczeniu. W takich sytuacjach sporządza się jej kopię. Duplikat faktury to nic innego jak powtórzenie już raz wystawionej faktury, której oryginał został już wcześniej dostarczony do odbiorcy. Choć może to wydawać się niegroźne, faktura zduplikowana może wprowadzić chaos w księgowości firm i narazić je na kłopoty podatkowe. Kiedy wystawiamy duplikat faktury? Jak zaksięgować duplikat dokumentu? Jakie konsekwencje podatkowe spowoduje otrzymany duplikat faktury?

W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu problemowi i omówimy, co warto wiedzieć na temat duplikatów faktur oraz jak unikać ich występowania.

SPIS TREŚCI

duplikat faktury

Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury wystawiany jest na podstawie art. 106l ustawy o podatku VAT, w którym jest zapis, że na wniosek nabywcy, faktura może zostać wystawiona ponownie.

Niekiedy kopię faktury należy rozumieć jako dokument księgowy, jaki wystawia się w przypadku, gdy faktura zaginie, zostaje ukradziona, czy też w przypadku zniszczenia oryginalnej faktury. Nabywca ma prawo zgłosić się do sprzedawcy produktu lub usługi, by uzyskać duplikat faktury, gdy z różnych przyczyn faktura nigdy do niego nie dotarła.

Krótko mówiąc, duplikat faktury vat to dokument, który jest kopią pierwotnej faktury VAT. Często nazywany jest również “dokumentem odtwarzającym” z tego względu, że celem jego powstania jest odtworzenie tych danych, które zostały zawarte w fakturze pierwotnej. Warto wspomnieć, że oprócz duplikatu faktur możliwe jest również wystawianie duplikatów not korygujących.

Kto może wystawić duplikat faktury?

Duplikat faktury VAT mogą wystawić następujące podmioty:

  • sprzedawca towaru/usługi na wniosek nabywcy,
  • osoba upoważniona przez sprzedawcę towaru/usługi na wniosek nabywcy,
  • nabywca towaru/usługi na wniosek sprzedawcy,
  • osoba upoważniona przez nabywcę towaru/usługi na wniosek sprzedawcy,
  • organ egzekucyjny lub komornik sądowy na wniosek nabywcy lub dłużnika.

Może się zdarzyć sytuacja, że pierwotna faktura została już wcześniej zaksięgowana, a prośba o ponowną fakturę wynika z tego, że oryginał faktury uległ zniszczeniu lub został zgubiony. W takiej sytuacji faktura wystawiona ponownie nie zmienia się ani pod względem podatkowym, ani księgowym. Wystarczy umieścić go w odpowiednim miejscu razem z innymi fakturami dotyczącymi danego okresu w miejsce zagubionej lub zniszczonej faktury.

Dlatego osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna zacząć przechowywać faktury w formie elektronicznej. Jest to idealne rozwiązanie, ponieważ wtedy istnieje minimalna szansa zgubienia tego dokumentu. W przypadku tego rozwiązania, nie ma możliwości by faktura pierwotna się zgubiła, zniszczyła lub stała się nieczytelna. Cyfrowe przechowywanie faktur jest zgodne z obowiązującym prawem. Wystarczy, że będą spełnione wymagania zawarte w art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT.

Kiedy wystawiamy fakturę duplikat?

Jak wspominaliśmy w poprzedniej części artykułu, do podmiotu wystawiającego wcześniejszą fakturę należy obowiązek wystawić duplikat faktury pierwotnej. Jak uzyskać fakturę duplikat ?Podmiot, który ją wystawił już wcześniej nie ma prawa odmówić wystawienia jej duplikatu. Ustawa o VAT jasno wskazuje, że duplikat faktury dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, kiedy pierwotna faktura zaginie, czy ulegnie zniszczeniu. Na podstawie tego przepisu, podmiot który otrzymał fakturę pierwotną może wystąpić z takim wnioskiem, nawet wtedy gdy faktura jest w posiadaniu danego podmiotu. W przepisach prawa nie ma określonych norm, jak często można zwrócić się z prośbą o wystawienie duplikatu dokumentu.

Co musi zawierać duplikat faktury?

W przypadku wystawienia duplikatu należy trzymać się pewnych zasad. Duplikaty faktur muszą zawierać dokładnie takie same informacje jak wcześniejszy egzemplarz. Szczególnie powinny być one w pełni zgodne z danymi zawartymi w początkowym dokumencie.

Duplikat faktury VAT musi zawierać takie dane jak:

  • imię, nazwisko, lub nazwę firmy odbiorcy
  • informację z oznaczeniem “DUPLIKAT”
  • datę wystawienia duplikatu
  • numer otrzymanego oryginału faktury pierwotnej
  • adres i NIP odbiorcy
  • typ transakcji
  • opis dokonanej usługi czy towaru
  • cenę jednostkową (lub wartość całego zamówienia)
  • kwotę podatku VAT i łączna wartość brutto.

Przepisy prawne nie wpływają na to, by ponowne wystawienie faktury vat miało przybrać taką samą formę co faktura pierwotna wystawiona. Pod względem danych merytorycznych, ponowna faktura nie może odbiegać od oryginału. Jeżeli istnieje potrzeba wprowadzania zmian, czy poprawek, wystawia się fakturę korygującą, która z kolei podlega innym zasadom i rygorom.

Jak otrzymać duplikat faktury?

Przyjmuje się, że w momencie, kiedy nabywca zwróci się z prośbą do sprzedawcy towaru/usługi o wystawienie duplikatu faktury pierwotnej dopuszcza się każdą formę wniosku. Mianowicie można o nią wnioskować:

  • przez wysłanie listem pocztowym oficjalnego pisma
  • przez przesłanie wniosku faksem
  • przez wnioskowanie o dokument podczas rozmowy telefonicznej.

Duplikat faktury a odliczenie VAT

Praktyka pokazuje, że podatnik może odliczyć VAT również z duplikatu faktury. W tym przypadku można odnieść się do 3 sytuacji:

  1. Oryginał faktury został zaksięgowany, a następnie zniszczony lub zgubiony.

Wtedy duplikat jest tylko i wyłącznie udokumentowaniem zakończonej transakcji, na podstawie której przedsiębiorca odliczył VAT. Nabywca faktury (w formie duplikatu) dołącza ją do wszystkich dokumentów księgowych i przechowuje przez okres 5 lat.

  1. Oryginał faktury dotarł do nabywcy, ale został zniszczony czy zagubiony zanim podatnik go zaksięgował i odliczył VAT.

W takim przypadku duplikat faktury powinien być zaksięgowany w miesiącu, w którym wpłynęła faktura pierwotna lub też w 3 następnych okresach rozliczeniowych (jeśli przedsiębiorca rozlicza się z podatku VAT miesięcznie) lub 2 kolejnych okresach rozliczeniowych (jeśli podatnik rozlicza się z podatku VAT kwartalnie)

  1. Oryginał faktury nigdy nie dotarł do jej nabywcy.

W takiej sytuacji podatnik może odliczyć VAT w miesiącu otrzymania duplikatu faktury lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych (jeśli nabywca rozlicza się z VAT w okresach miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych po otrzymaniu duplikatu faktury (jeśli nabywca rozlicza się z VAT kwartalnie).

Podobał Ci się nasz artykuł? Jeśli zainteresowała Cię nasza baza wiedzy i chciałbyś dostawać powiadomienia o nowych artykułach. Zapisz się do naszego newslettera, a nie ominą Cię żadne nowe przepisy! Jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi zmianami, wypełnij formularz!

Zapisz się do newslettera!

Jak wystawić duplikat faktury?

Sposób wystawienia duplikatu faktury jest regulowany przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku utworzonego duplikatu faktury ważne jest, by dokument zawierał jej datę wystawienia. Powinna to być data, w której faktycznie został wystawiony duplikat faktury. Przez dodanie znacznika “duplikat” rozróżnia ją od pierwotnego dokumentu.

Nabywca wystawia duplikat do:

  • faktury VAT
  • faktury zwolnionej z podatku VAT
  • rachunku, jeśli ktoś właśnie w ten sposób dokumentuje sprzedaż. 

Warto podkreślić, że wszystkie księgi rachunkowe, jakie prowadzone są w obecnych czasach mają z reguły formę elektroniczną. W związku z tym również duża część faktur jest wystawiana w taki sposób. Aby wygenerować duplikat faktury należy pamiętać, że wystawiony duplikat musi być pod każdym względem zgodny z fakturą pierwotną.

Ponadto, jeśli na fakturze przedsiębiorca wskaże termin płatności, to wszelkie dane w niej umieszczone także dotyczą wystawienia duplikatu. Ta sama zasada dotyczy także daty otrzymania faktury. W dokumencie nie można pod żadnym pozorem wpisać przedłużonego terminu zapłaty. Jeśli zostanie określony nowy termin na spłatę zobowiązania, należy go wskazać tylko i wyłącznie w dołączonej korespondencji. Prawidłowo wystawiony duplikat sprawi, że przedsiębiorstwo i jego kontrahenci nie narażą się na dodatkowe formalności.

Czytaj też: Nota korygująca

Czy duplikat faktury jest tak samo ważny, jak oryginał?

Na pewno każdej osobie, która prowadzi swoją działalność zdarzyło się, że zgubiła ważną fakturę, w związku z czym musiała ubiegać się o wydanie jej duplikatu. Dlatego w takiej sytuacji nasuwa się jedno zasadnicze pytanie – czy duplikat faktury jest tak samo ważny jak jego oryginał? Pod względem finansowym i podatkowym duplikat faktury ma identyczną moc prawną co pierwotnie wystawiona faktura. Z reguły w przypadku większości urzędowych dokumentów, każdy wydany duplikat jest tak samo ważny jak jego pierwotny dokument.

Warto wiedzieć, że braki w dokumentacjach księgowych niosą dość poważne konsekwencje podatkowe. Dzięki fakturom, przedsiębiorca dokumentuje, jakie ponosi koszty co ma wpływ na jego prawidłowe obliczenie zobowiązań podatkowych. Jeśli wystąpią jakieś braki lub jeśli zaginie faktura wystawiona stanie się to podstawą do zakwestionowania wysokości zapłaconego podatku dochodowego, a w tym prawa do odliczenia VAT. Dlatego warto pilnować wszystkich faktur, jakie otrzymujemy. W razie ich braku należy jak najszybciej wystąpić o duplikat. Na gruncie podatku VAT brak faktury spowoduje konieczność korekty w złożonych wcześniej deklaracjach VAT. Jak widać w kwestii duplikat faktury a VAT, nie ma miejsca na braki, bo dokumentacja musi być kompletna.

Może Cię również zainteresować: Czym jest komunikacja interpersonalna?

Kiedy nie ma obowiązku wystawiania duplikatu?

Zgodnie z przepisami prawa obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa jest przechowywanie dokumentów księgowych przez 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego). Po tym okresie następuje przedawnienie obowiązku podatkowego. Dlatego do tego czasu, przedsiębiorca musi posiadać wszystkie oryginały faktur lub ich duplikat.

Jeśli jednak upłynęło 5 lat (znów licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku), nic nie stoi na przeszkodzie wnioskowania o sporządzenie duplikatu. Warto jednak podkreślić, że po tym czasie jednostka gospodarcza nie ma obowiązku jego wystawiania.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.kadr i płac

Podobne wpisy